株式会社の経営において、監査役は取締役の職務執行を監査する重要な役割を担っています。
しかし、中小企業では、監査役という役職が形式的なものになっている場合があります。
代表取締役の親族や知人が監査役に就任しているものの、実際には会社の業務内容や決算書を十分に確認していないケースも考えられます。
監査役は、単に会社の決算書に目を通すだけの役職ではありません。
会社法では、監査役に対して、取締役の職務執行を監査する権限や、不正行為を発見した場合の報告義務、違法行為の差止請求権などを認めています。
また、監査役自身が職務上の義務を怠った場合には、損害賠償責任を負う可能性もあります。
一方、非公開会社では、一定の条件のもとで監査役の監査範囲を会計に関する事項に限定することも認められています。
今回は、監査役の基本的な役割、監査権限、監査報告、会計限定監査役の仕組みについて整理します。
監査役は何のために設置されるのか
株式会社では、取締役が会社の経営に関する職務を担います。
しかし、経営者が常に適切な判断を行うとは限りません。
会社の利益よりも自己の利益を優先したり、法令や定款に違反する行為を行ったりする可能性があります。
また、経営者自身に不正を行う意図がなくても、内部管理体制が不十分なことによって、会社に損害が発生する場合があります。
こうした問題を防ぐために設けられている機関の一つが監査役です。
会社法第381条では、監査役は取締役の職務執行を監査すると定めています。
会計参与を設置している会社では、会計参与の職務執行も監査の対象になります。
監査役の基本的な役割は、取締役の職務執行が適切に行われているかを確認し、会社や株主の利益を守ることです。
監査役は、経営者の補佐役ではなく、独立した立場から経営を監査する機関です。
業務監査と会計監査の違い
監査役の監査は、大きく業務監査と会計監査に分けて考えることができます。
業務監査では、取締役の職務執行が法令や定款に適合しているかなどを確認します。
例えば、取締役が必要な承認を得ずに重要な取引を行っていないか、会社の財産を不適切に利用していないかなどが問題になります。
また、取締役会設置会社では、取締役会による意思決定や業務執行の監督が適切に行われているかも重要です。
一方、会計監査では、会社の計算書類などが適正に作成されているかを確認します。
貸借対照表や損益計算書などが会社の財産や損益の状況を適切に示しているかを検討することになります。
ただし、監査役の監査範囲は、会社の機関設計や定款の定めによって異なります。
一定の非公開会社では、監査役の監査範囲を会計に関する事項に限定することができます。
この場合には、通常の監査役とは権限や職務の範囲が異なります。
監査役の調査権限
監査役が適切に監査を行うためには、会社の業務や財産の状況を把握する必要があります。
そのため、会社法では監査役に一定の調査権限を認めています。
監査役は、いつでも取締役や使用人に対して事業の報告を求めることができます。
また、会社の業務や財産の状況を調査することもできます。
例えば、重要な契約書、会計帳簿、取締役会議事録などを確認することが考えられます。
さらに、監査役は、職務を行うため必要があるときには、子会社に対して事業の報告を求めたり、子会社の業務や財産の状況を調査したりすることができます。
ただし、子会社には、正当な理由がある場合に報告や調査を拒むことが認められています。
このような権限は、監査役が経営者から提供される情報だけに依存せず、必要な事実を確認できるようにするためのものです。
監査役には権限が与えられているだけでなく、必要に応じて適切に権限を行使することが求められます。
取締役の不正を発見した場合の対応
監査役の重要な職務の一つが、取締役の不正行為や法令違反への対応です。
会社法第382条では、監査役が取締役の不正行為などを認めた場合の報告義務を定めています。
監査役は、取締役が不正の行為をし、または不正の行為をするおそれがあると認めるときには、遅滞なく報告する必要があります。
また、法令や定款に違反する事実、著しく不当な事実があると認めるときも同様です。
取締役会設置会社では、取締役会に報告することになります。
例えば、取締役が会社の資金を私的に流用している疑いがある場合や、必要な承認を得ずに利益相反取引を行っている場合などが考えられます。
監査役は、不正の疑いを把握した場合に、単に経営者へ口頭で注意するだけで十分とは限りません。
事実関係を確認し、必要な報告や対応を行うことが重要です。
監査役が問題を認識しながら適切な対応を怠った場合には、監査役自身の責任が問題になる可能性があります。
取締役会の招集請求権
監査役には、取締役会の招集を請求する権限も認められています。
取締役の不正行為や法令違反などについて、取締役会で検討する必要がある場合には、監査役が取締役会の招集を請求できます。
また、一定の場合には、監査役自身が取締役会を招集することもできます。
これは、経営陣が問題を放置した場合でも、監査役が取締役会による対応を促すことができる仕組みです。
取締役会設置会社では、取締役会が業務執行の監督を担っています。
監査役による報告や招集請求は、取締役会の監督機能を実効的なものにするために重要です。
違法行為の差止請求
監査役には、取締役の違法行為を未然に防止するための権限もあります。
会社法第385条では、一定の要件のもとで、監査役が取締役の行為の差止めを請求できると定めています。
取締役が会社の目的の範囲外の行為や、法令・定款に違反する行為をし、またはそのおそれがある場合が対象になります。
さらに、その行為によって会社に著しい損害が生じるおそれがあることなど、法律上の要件を満たす必要があります。
例えば、取締役が会社に重大な損害を与える違法な取引を進めようとしている場合には、差止請求が問題になることがあります。
監査役は、不正が発生した後に報告するだけでなく、損害の発生を防止する役割も担っています。
この点は、監査役の重要な機能です。
監査役会と監査役の独立性
会社の規模が大きくなると、監査対象となる業務も複雑になります。
そのため、複数の監査役による監査体制が必要になる場合があります。
監査役会は、監査役によって構成される機関です。
監査役会設置会社では、監査役は3人以上必要であり、その半数以上は社外監査役でなければなりません。
監査役会では、監査方針の決定、監査報告の作成、監査役間の情報交換などを行います。
ただし、監査役は独任制を基本とする機関です。
監査役会が設置されていても、個々の監査役の権限が当然に失われるわけではありません。
また、監査役の独立性を確保することも重要です。
監査対象である経営者から強い影響を受ける状況では、適切な監査を行うことが難しくなります。
監査役会に社外監査役を一定数置くことは、監査の独立性を高めるための仕組みです。
監査報告に記載する事項
監査役は、監査を行った結果について監査報告を作成する必要があります。
資料では、監査報告に記載する事項として、事業報告やその附属明細書が法令または定款に従い、会社の状況を正しく示しているかどうかについての意見が挙げられています。
また、取締役の職務執行について、不正行為や法令・定款に違反する重大な事実があった場合には、その事実を記載する必要があります。
さらに、内部統制体制などの整備に関する決議や決定について、その内容が相当でないと認める場合には、その旨と理由を記載します。
会社が財務および事業の方針の決定を支配する者の在り方に関する基本方針を定めている場合には、その基本方針や取組みに関する意見も記載事項となります。
ただし、実際の監査報告の記載事項は、会社の機関設計や監査範囲などによって異なります。
監査報告は、単なる形式的な書類ではありません。
監査役がどのような監査を行い、どのような判断をしたのかを示す重要な資料です。
内部統制と監査役の関係
会社の規模が大きくなると、経営者がすべての業務を直接確認することは難しくなります。
そこで重要になるのが内部統制体制です。
内部統制とは、会社の業務が適切に行われるようにするための組織的な仕組みです。
例えば、職務権限の明確化、承認手続の整備、職務の分離、会計記録の管理などが考えられます。
監査役は、取締役が整備する内部統制体制について、その決定内容や運用状況を監査する役割を担います。
資料では、内部統制体制等の整備に関する決議や決定について、監査の範囲に属するものの内容が相当でないと認める場合には、監査報告にその旨と理由を記載することが説明されています。
内部統制体制を整備する責任と、その整備状況を監査する責任は区別して考える必要があります。
監査役が内部統制体制の整備そのものを経営者に代わって行うわけではありません。
会計限定監査役とは何か
中小企業にとって重要なのが、会計限定監査役という仕組みです。
会社法第389条では、一定の非公開会社について、定款によって監査役の監査範囲を会計に関する事項に限定できると定めています。
対象となるのは、会計監査人設置会社でも監査役会設置会社でもない非公開会社です。
会計限定監査役は、通常の監査役とは異なり、業務監査を行う権限を持ちません。
そのため、取締役の職務執行全般を監査する監査役とは、職務や権限の範囲が異なります。
ただし、会計監査に関する責任が軽くなるわけではありません。
会計限定監査役も、計算書類などについて必要な監査を行う義務を負っています。
監査範囲が限定されていることと、監査を形式的に行ってよいことは別の問題です。
会計帳簿との照合だけで十分なのか
会計限定監査役の責任を考えるうえで重要な最高裁判決があります。
2021年7月19日の最高裁判決です。
資料では、この判決について、会計限定監査役が計算書類などを監査する際に、会計帳簿の内容と計算書類の表示が一致していることを確認するだけでは、常に任務を尽くしたとはいえないと説明されています。
これは、会計限定監査役の職務を考えるうえで重要な判断です。
例えば、会計帳簿に記載された数値をそのまま決算書に転記したとしても、会計帳簿自体に誤りや不正が存在する可能性があります。
そのため、計算書類と会計帳簿が一致していることだけで、適切な監査が行われたと判断できるとは限りません。
もっとも、この判決は、会計限定監査役にすべての取引を詳細に調査する義務を一律に課したものではありません。
監査役がどのような調査を行うべきかについては、具体的な事情に応じて判断されます。
重要なのは、会計限定監査役であっても、監査対象に応じた注意義務を負っているという点です。
監査役自身の損害賠償責任
監査役は、取締役を監査する立場ですが、監査役自身も会社法上の責任を負っています。
会社法第423条では、監査役を含む役員等が任務を怠ったことによって会社に損害を与えた場合には、損害賠償責任を負うと定めています。
また、会社法第429条では、職務を行うについて悪意または重大な過失があった場合などの第三者に対する責任について規定しています。
例えば、監査役が重大な不正を把握していたにもかかわらず、必要な対応を怠り、会社に損害が発生した場合には、責任が問題になる可能性があります。
ただし、会社に損害が発生したという事実だけで、監査役の責任が当然に成立するわけではありません。
監査役の職務内容、監査範囲、認識していた事実、実際に行った対応などを踏まえて判断する必要があります。
また、一定の条件のもとでは、監査役についても責任の一部免除や責任限定契約の制度が認められています。
中小企業で監査役を設置する際の注意点
中小企業では、監査役を設置する必要があるかどうかを、会社の機関設計に応じて判断する必要があります。
非公開会社で取締役会を設置していない場合には、一定の例外を除き、監査役の設置は義務付けられていません。
一方、取締役会設置会社では、監査役などの設置が必要になる場合があります。
そのため、会社の規模や株主構成、経営体制に応じて機関設計を検討することが重要です。
また、監査役を設置する場合には、就任する人が監査役の職務を理解していることが必要です。
親族や知人であることだけを理由に選任するのではなく、必要な情報を確認し、適切な判断を行えるかどうかを考える必要があります。
監査役が実際に監査を行うためには、会社側も会計資料や契約書などの情報を適切に提供する必要があります。
監査役の設置は、会社の経営管理体制を整備する機会でもあります。
結論
監査役は、株式会社の取締役の職務執行を監査し、会社や株主の利益を守る重要な機関です。
会社法では、監査役に対して、業務や財産の調査権限、不正行為の報告義務、取締役会の招集請求権、違法行為の差止請求権などを認めています。
また、監査役は監査報告を作成し、監査の結果について適切な意見を示す必要があります。
一方、一定の非公開会社では、監査役の監査範囲を会計に関する事項に限定することができます。
ただし、会計限定監査役であっても、計算書類と会計帳簿の数値を照合するだけで、常に監査義務を果たしたことになるわけではありません。
監査役自身が任務を怠った場合には、損害賠償責任を負う可能性もあります。
特に中小企業では、監査役を形式的な役職として扱わず、監査の実効性を確保することが重要です。
監査役の権限と責任を正しく理解し、経営者から独立した立場で適切な監査を行うことが、会社の健全性と持続可能な経営につながります。
参考
明治大学会計専門職研究科 弥永真生「商法・会社法」サブテキスト（34～39ページ、48～50ページ）
会社法第381条～第389条、第390条、第423条、第429条
最高裁判所2021年7月19日判決