中小企業では、人手不足への対応や労働生産性の向上を目的として、業務改善のためのソフトウェア開発が重要になっています。
受注管理、在庫管理、販売管理、請求処理などをシステム化することで、従来は人手によって行っていた業務を効率化できる可能性があります。
しかし、ソフトウェアの開発に要した費用については、会計上と税務上で取扱いが異なる場合があります。
特に注意したいのが、将来の収益獲得や費用削減の効果が明らかでない段階における開発費用の処理です。
会計上は費用処理が認められる場合でも、税務上はソフトウェアとして資産計上が必要になることがあります。
さらに、開発活動が研究開発税制の対象となる試験研究に該当する場合には、税額控除との関係も検討しなければなりません。
今回は、東京税理士会の研修資料を参考に、ソフトウェア開発費の会計と税務の違いを整理しながら、費用処理と資産計上の判断基準、研究開発税制との関係について解説します。
ソフトウェア開発費の基本的な区分
ソフトウェアの会計処理を考える際には、まず開発目的による区分が重要です。
研修資料では、ソフトウェアを大きく次のように区分しています。
第一に、受注制作のソフトウェアです。
これは、顧客から依頼を受けて制作するソフトウェアであり、請負契約に基づく取引として会計処理を検討します。
第二に、市場販売目的のソフトウェアです。
これは、不特定多数の顧客に販売することを目的として開発するソフトウェアです。
第三に、クラウド環境などを通じてサービスを提供し、契約者から対価を得るソフトウェアです。
いわゆるSaaS（Software as a Service）などが該当します。
第四に、自社の業務改善を目的として開発するソフトウェアです。
例えば、販売管理システム、在庫管理システム、経理システムなどが考えられます。
これらは開発目的が異なるため、研究開発費として処理する範囲や、開発完了後の会計・税務処理も異なります。
特に中小企業では、自社利用ソフトウェアの取扱いが重要になります。
自社利用ソフトウェアの会計処理
自社利用ソフトウェアについては、「研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針」が判断基準を示しています。
同実務指針第11項では、自社利用ソフトウェアの利用によって、将来の収益獲得または費用削減が確実であると認められる場合には、無形固定資産として計上するとされています。
一方、将来の収益獲得や費用削減が確実であると認められない場合、または確実であるかどうか不明な場合には、費用処理を行います。
ここで重要なのは、将来の効果について確実性が認められるかどうかです。
例えば、既存の業務を効率化するために新しいシステムを開発する場合を考えます。
開発当初は、予定した機能が実現できるかどうか不明な場合があります。
また、完成したとしても、実際に業務時間を削減できるかどうか判断できないこともあります。
このような段階では、会計上、将来の費用削減効果が確実であるとは認められない場合があります。
一方、技術的な課題が解決し、システムの完成と利用による効果が確実であると認められる段階になれば、その後の開発費用について資産計上を検討することになります。
したがって、同じソフトウェア開発プロジェクトであっても、開発段階によって会計処理が異なる可能性があります。
税務上の自社利用ソフトウェアの取扱い
税務上の自社利用ソフトウェアについては、法人税基本通達7－3－15の2および7－3－15の3などが関係します。
研修資料では、自社利用ソフトウェアについて、将来の収益獲得または費用削減にならないことが明らかな場合には、取得価額に算入しないことができると説明されています。
この取扱いは、会計上の判断基準と重要な違いがあります。
会計上は、将来の収益獲得や費用削減が確実であると認められない場合には、費用処理を行います。
これに対して税務上は、将来の収益獲得や費用削減につながらないことが明らかな場合を除き、原則として資産計上を検討することになります。
つまり、将来の効果が不明な場合には、会計上は費用処理となる一方、税務上は資産計上が必要になることがあります。
この違いが、会計と税務の不一致を生じさせる原因になります。
将来の効果によって異なる3つの処理
東京税理士会の研修資料では、自社利用ソフトウェアの開発費用について、将来の収益獲得または費用削減の効果を3つに区分しています。
第一に、将来の効果がないことが明らかな場合です。
この場合、会計上は費用処理となり、税務上も取得価額に算入しない取扱いが認められます。
第二に、将来の効果が不明な場合です。
この場合、会計上は費用処理となりますが、税務上は資産計上が必要になることがあります。
第三に、将来の効果が確実である場合です。
この場合、会計上も税務上も、原則としてソフトウェアとして資産計上します。
この3つの区分のうち、特に注意が必要なのが、将来の効果が不明な場合です。
会計上の費用処理だけを確認して法人税申告を行うと、税務上必要な資産計上が漏れる可能性があります。
したがって、決算時には会計上の処理と税務上の取扱いを区別して確認する必要があります。
会計と税務が一致しない場合の申告調整
自社利用ソフトウェアの開発費用について、会計上は費用処理を行い、税務上は資産計上が必要になる場合には、法人税申告書で調整を行います。
例えば、業務改善のためのソフトウェア開発に1,000万円を支出したとします。
将来の費用削減効果が不明であるため、会計上は1,000万円を費用処理したものとします。
一方、税務上はソフトウェアとして資産計上すべき費用に該当すると判断された場合、会計上の費用処理をそのまま税務上の損金とすることはできません。
この場合、法人税申告書別表四において、原則として加算・留保の申告調整を行います。
その結果、会計上の利益と税務上の所得金額に差異が生じます。
また、税務上の資産計上額については、別表五（一）などによる管理も必要になります。
その後、税務上の償却が認められる段階になれば、償却費の損金算入について適切な申告調整を行うことになります。
なお、実際の処理は、開発費用の内容、資産の完成・事業供用の状況、会計上の処理などによって異なります。
単に会計上で費用処理したという理由だけで、税務上も損金算入できるとは限らない点に注意が必要です。
研究開発税制との関係
ソフトウェア開発費については、費用処理と資産計上の問題に加え、研究開発税制との関係も重要です。
前回解説したように、令和3年度税制改正では、自社の業務改善に利用する技術であっても、その開発活動が自然科学に係る試験研究に該当する場合には、研究開発税制の対象となり得ることが明確化されました。
例えば、従来の技術では実現できない業務処理を可能にするため、新しいアルゴリズムを開発し、試作や検証を繰り返す場合などが考えられます。
ただし、通常のシステム構築や既存ソフトウェアの設定変更などは、それだけでは研究開発税制の対象になりません。
また、研究開発税制の対象となる試験研究費には、各事業年度に研究開発費として損金経理した一定の金額のうち、税務上は固定資産などの取得価額に算入されるべき費用も含まれ得ます。
このため、会計上の費用処理と税務上の資産計上が一致しない場合でも、一定の要件を満たせば研究開発税制の適用を検討する余地があります。
重要なのは、研究開発税制の対象となるかどうかと、税務上の資産計上が必要かどうかを、それぞれ区別して判断することです。
研究開発税制の適用が認められるからといって、税務上の資産計上が不要になるわけではありません。
ソフトウェアの種類と税務上の耐用年数
ソフトウェアを資産計上した場合には、減価償却の取扱いも確認する必要があります。
東京税理士会の研修資料では、ソフトウェアの種類による税務上の耐用年数が整理されています。
市場販売目的のソフトウェアについては、原則として3年とされています。
一方、自社利用ソフトウェアについては、原則として5年です。
また、クラウド環境などを通じてサービスを提供し、契約者から対価を得るソフトウェアについても、研修資料では5年と整理されています。
ただし、税務上の耐用年数は、資産の具体的な用途や法令上の区分によって判断する必要があります。
例えば、研究開発段階で発生した費用と、研究開発が完了した後に発生したソフトウェア制作費用では、取扱いが異なる場合があります。
また、既存ソフトウェアの機能を大幅に改善する場合には、通常の改修費用なのか、新たな研究開発費用なのか、資本的支出に該当するのかなどを検討する必要があります。
したがって、ソフトウェア開発に関連する支出については、開発目的と支出内容を明確に区分しておくことが重要です。
業務改善システムの開発で確認すべき事項
中小企業が業務改善のためにソフトウェアを開発する場合には、開発開始時から会計・税務上の取扱いを意識しておくことが望まれます。
まず、開発目的を明確にする必要があります。
既存業務の効率化を目的とするのか、新しい技術の開発を目的とするのかによって、研究開発費の判断が異なります。
次に、開発段階ごとの費用を把握する必要があります。
研究開発段階、実用化に向けた制作段階、完成後の運用・保守段階などを区分することで、会計処理と税務処理の判断がしやすくなります。
さらに、将来の収益獲得や費用削減の効果について、どの段階で確実性が認められるようになったのかを確認することも重要です。
そのためには、開発計画書、仕様書、試験結果、費用明細、完成報告書などの資料を保存しておくことが役立ちます。
また、研究開発税制の適用を検討する場合には、試験研究の内容や対象費用を説明できる資料の整備が欠かせません。
ソフトウェア開発費の会計・税務処理は、決算時にまとめて判断するのではなく、開発段階から継続的に確認することが重要です。
税理士に求められる業務全体の理解
ソフトウェア開発費の会計・税務処理を適切に判断するためには、税法や会計基準の知識だけでは十分ではありません。
開発するソフトウェアが、企業のどの業務を改善するのかを理解する必要があります。
例えば、受注から納品、請求、代金回収までの業務を統合するシステムであれば、企業全体の業務フローを把握することが重要です。
そのうえで、開発費用が研究開発費に該当するのか、ソフトウェアとして資産計上すべきなのか、通常の事業経費として処理すべきなのかを検討します。
東京税理士会の研修資料でも、業務改善に係る技術開発を成功させるためには、営業、受注、製造、仕入発注、在庫管理、出荷、納品確認、請求、回収という会社全体の業務フローへの理解が重要であるとされています。
税理士には、会計・税務の専門知識に加え、企業の業務内容を理解し、経営改善と税務処理を結び付ける役割が期待されます。
結論
中小企業が業務改善のためにソフトウェアを開発する場合には、会計上の費用処理と税務上の資産計上の違いを理解する必要があります。
自社利用ソフトウェアについては、会計上、将来の収益獲得または費用削減が確実であると認められる場合に資産計上します。
一方、税務上は、将来の収益獲得や費用削減につながらないことが明らかな場合を除き、資産計上が必要になることがあります。
このため、将来の効果が不明な段階では、会計上は費用処理となる一方、税務上は資産計上が必要になる場合があります。
また、開発活動が自然科学に係る試験研究に該当する場合には、研究開発税制の適用も検討する必要があります。
重要なのは、開発目的、開発段階、将来の効果、費用の内容を区分して判断することです。
ソフトウェア開発費の適切な会計・税務処理は、単なる決算処理の問題ではなく、企業の業務改善投資を正しく評価し、研究開発税制を適切に活用するための重要な経営管理の課題です。
参考
東京税理士会・東京税理士協同組合「全国統一研修会 インフレ、金利上昇に備えた経営支援策・企業価値担保権制度について」研修資料
日本公認会計士協会「研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針」
企業会計審議会「研究開発費等に係る会計基準」
国税庁「法人税基本通達」7－3－15の2、7－3－15の3
租税特別措置法第42条の4
経済産業省「研究開発税制の概要と令和3年度税制改正について」2021年4月