人手不足が深刻化する中、中小企業では従来と同じ人数で事業を維持することが難しくなっています。
求人を出しても必要な人材を確保できず、既存従業員の負担が増加している企業も少なくありません。さらに、賃上げや物価上昇、金利上昇によって経営コストが増加し、従来の業務の進め方を維持すること自体が経営上のリスクになっています。
こうした状況で重要になるのが、業務改善とデジタルトランスフォーメーション（DX）です。
ただし、DXは単に新しいシステムを導入することではありません。業務の流れを見直し、無駄な作業を削減し、従業員がより付加価値の高い仕事に取り組める環境を整えることが本来の目的です。
今回は、東京税理士会の研修資料を参考に、中小企業が人手不足を乗り越えるための業務改善の考え方と、DXを労働生産性の向上につなげる実務について解説します。
人手不足への対応は採用だけでは解決しない
中小企業の人手不足は、一時的な採用難ではなく、人口減少や労働市場の構造変化を背景とした中長期的な経営課題です。
従来は、受注量が増加すれば従業員を採用し、事業規模を拡大することが一般的でした。
しかし、必要な人材を確保できない状況では、従業員数の増加だけに依存した経営は難しくなります。
例えば、従業員5人で年間1,000件の業務を処理している企業があるとします。
従業員1人当たりの年間処理件数は200件です。
業務量が20％増加した場合、従来と同じ作業方法では、単純計算で6人の従業員が必要になります。
しかし、新たな従業員を採用できなければ、既存従業員の残業時間が増加する可能性があります。
このような場合、採用活動と並行して、業務の進め方そのものを見直す必要があります。
仮に業務改善によって1人当たりの処理能力を20％高めることができれば、5人で年間1,200件の業務に対応できる計算になります。
もちろん、実際には業務の難易度や従業員の能力、品質管理などを考慮する必要があります。
重要なのは、人員を増やすことだけでなく、現在の人員で生み出せる成果を高めるという視点です。
業務改善の出発点は業務の見える化
業務改善を成功させるためには、最初に現在の業務を正確に把握する必要があります。
東京税理士会の研修資料では、社内業務改善を成功させるための要素として、業務の見直しに取り組むきっかけが紹介されています。
平成30年度中小企業白書に掲載された調査では、業務見直しのきっかけとして、人手不足への対応が46.5％、業務上の無駄の発見が41.0％、働き方改革への対応が31.4％となっています。
人手不足が、業務の進め方を見直す重要な契機になっていることが分かります。
業務改善では、まず従業員が日常的に行っている作業を洗い出します。
例えば、受注、発注、在庫管理、納品、請求、入金確認という一連の業務について、誰が、いつ、どのような方法で処理しているかを確認します。
その際、同じ情報を複数回入力していないか、紙の書類を印刷して確認していないか、特定の従業員しか処理できない業務がないかなどを調べます。
こうした作業によって、日常業務の中に隠れている非効率な部分が明らかになります。
業務改善は、システムの導入から始めるのではなく、現在の業務を見える化することから始める必要があります。
業務改善は無駄な作業を減らすことから始める
業務改善には、大規模な設備投資や高額なシステム導入が必要だと考えられがちです。
しかし、実際には業務の手順を見直すだけで改善できることもあります。
例えば、複数の担当者が同じ資料を作成している場合、作成業務を一本化することで作業時間を削減できます。
また、紙の申請書を複数の管理者が順番に確認している場合、承認手順を見直すことで処理時間を短縮できる可能性があります。
重要なのは、現在の業務が本当に必要なのかを確認することです。
長年続けてきた業務であっても、事業環境の変化によって必要性が低下している場合があります。
業務改善では、作業を効率化する前に、その作業自体を廃止できないか検討することも重要です。
不要な業務を残したままデジタル化しても、非効率な仕組みがシステム上に移るだけになりかねません。
業務の廃止、簡素化、標準化を進めたうえで、デジタル技術の活用を検討することが効果的です。
中小企業におけるデジタル化の現状
令和8年度中小企業白書では、中小企業におけるデジタル技術の活用状況が示されています。
東京税理士会の研修資料によると、デジタル技術を活用している企業の割合は、部門によって異なっています。
製造・生産管理・物流部門では57.2％、営業・販売・顧客対応部門では68.2％、バックオフィス部門では73.4％となっています。
この結果から、経理や総務などのバックオフィス部門では、比較的デジタル技術の活用が進んでいることが分かります。
一方、製造や物流などの現場部門では、デジタル化の余地が残されていると考えられます。
ただし、デジタル技術を導入していることと、十分な生産性向上を実現していることは同じではありません。
会計ソフトを導入していても、請求書の内容を手入力していたり、同じデータを別のシステムに再入力していたりすれば、改善効果は限定的です。
デジタル化の成果を高めるためには、個別の業務だけでなく、業務全体のつながりを意識する必要があります。
バックオフィス業務の改善とDX
中小企業にとって、経理、総務、人事、給与計算などのバックオフィス業務は、DXによる改善効果を期待できる分野です。
例えば、請求書の発行、入金確認、会計処理がそれぞれ独立した仕組みで行われている場合、同じ情報を繰り返し入力する必要があります。
これらの業務を連携させることで、入力作業や確認作業を削減できる可能性があります。
また、経費精算についても、紙の領収書を集めて手入力する方法から、デジタルデータを活用する方法へ変更することで、処理時間の短縮が期待できます。
ただし、システム導入によって、必ずしも直ちに人件費が削減されるわけではありません。
導入費用、運用費用、従業員の教育訓練など、新たな負担も発生します。
そのため、DXの効果を評価する際には、削減できる作業時間だけでなく、導入・運用コストも考慮する必要があります。
また、業務時間の削減によって生まれた余力を、経営分析や顧客対応などの付加価値の高い業務に振り向けることも重要です。
AI活用と業務改善の関係
近年は、人工知能（AI）の活用も業務改善の選択肢となっています。
例えば、文書の要約、資料作成の補助、問い合わせ内容の分類、社内情報の検索などでは、AIによる作業支援が考えられます。
ただし、AIを導入すること自体が目的になってはいけません。
まず、どの業務に時間がかかっているのか、どの作業に改善の余地があるのかを確認する必要があります。
そのうえで、AIを活用することによって作業時間の短縮や品質向上が期待できる業務を選定します。
例えば、従業員が毎月20時間かけて作成している資料について、AIの活用によって作業時間を10時間短縮できれば、年間120時間の余力が生まれます。
これは説明のための仮定ですが、削減時間を数値で把握することは投資効果の検証に役立ちます。
一方、AIが作成した内容には誤りが含まれる可能性があるため、確認作業は欠かせません。
顧客情報や個人情報の取扱いにも注意が必要です。
AIは従業員の判断をすべて代替するものではなく、業務を支援する手段として活用することが重要です。
業務改善の成果を数値で確認する
業務改善を実施した後は、その成果を数値で確認する必要があります。
単にシステムを導入したという事実だけでは、経営改善が実現したとはいえません。
例えば、請求書処理に毎月100時間を要していた企業が、業務改善によって60時間で処理できるようになった場合、作業時間は40％削減されています。
この改善によって生まれた時間を、売掛金管理や経営分析などに活用できれば、業務の質の向上も期待できます。
一方、処理時間が短縮されても、システムの利用料や保守費用が過大であれば、費用対効果が十分でない可能性があります。
そのため、業務改善の成果は、作業時間、処理件数、エラー件数、導入費用、運用費用など、複数の指標で確認することが望まれます。
さらに、企業全体の労働生産性が改善しているかを確認することも重要です。
経営力向上計画で用いられる労働生産性は、次の算式で求めます。
労働生産性＝（営業利益＋人件費＋減価償却費）÷従業員数
業務改善によって作業効率が向上しても、営業利益や付加価値額が増加しなければ、企業全体の収益力が改善したとは限りません。
業務改善の成果を、最終的には付加価値の向上につなげる必要があります。
業務改善を成功させるための経営者の役割
業務改善を継続するためには、経営者の関与が欠かせません。
現場の従業員だけに改善を任せても、部門間の調整や業務手順の変更が進まない場合があります。
経営者は、業務改善の目的を明確にし、従業員と共有する必要があります。
例えば、人員削減だけを目的として業務改善を進めれば、従業員が改善活動に消極的になる可能性があります。
一方、残業時間の削減、働きやすい職場づくり、継続的な賃上げなどを目的として示せば、従業員の理解を得やすくなります。
また、業務改善の成果が出た場合には、その成果を従業員の待遇改善や人材育成につなげることも重要です。
業務改善によって生まれた利益を企業の成長と従業員の生活向上の両方に活用することで、継続的な改善活動につながります。
結論
人手不足が深刻化する中、中小企業が持続的に成長するためには、従業員数の増加だけに依存しない経営が必要です。
そのためには、業務の見える化、不要な作業の廃止、業務手順の標準化、デジタル技術の活用などを組み合わせることが重要です。
DXは単にシステムを導入することではなく、業務の仕組みそのものを改善する取り組みです。
また、業務改善の成果は、作業時間の削減だけでなく、付加価値の増加や従業員の待遇改善につながっているかという視点で評価する必要があります。
経営者が改善の目的を明確にし、従業員と共有しながら継続的に取り組むことで、企業全体の生産性向上が期待できます。
人手不足を乗り越えるために重要なのは、従業員により多くの仕事を求めることではなく、同じ時間でより大きな付加価値を生み出せる経営の仕組みを構築することです。
参考
東京税理士会・東京税理士協同組合「全国統一研修会 インフレ、金利上昇に備えた経営支援策・企業価値担保権制度について」研修資料
中小企業庁「令和8年度中小企業白書」
中小企業庁「平成30年度中小企業白書」
中小企業等経営強化法に基づく経営力向上計画制度