必要経費を巡る相談で、最も質問が多いのが次の三つです。
- 自宅兼事務所の家賃や光熱費は、どこまで経費になるのか
- スマートフォン代は、仕事に使っていれば全額経費なのか
- 自家用車を仕事にも使っている場合、どう考えればよいのか
これらはいずれも、
事業と生活が混在する支出
という共通点を持っています。
前回までで整理したとおり、
家事関連費は原則として必要経費に算入できず、
例外として、一定の要件を満たす場合に限り、
業務に対応する部分のみが認められます。
第5回では、この判断枠組みを、
日常的に問題になりやすい支出に当てはめて考えていきます。
自宅兼事務所の基本的な考え方
自宅兼事務所の場合、
家賃、光熱費、減価償却費などは、
典型的な家事関連費に該当します。
したがって、
「仕事をしている場所が自宅である」
という理由だけで、全額を経費にすることはできません。
ここで重要になるのが、
明確区分性 です。
業務に使用している部分を、
合理的かつ客観的に区分できるかどうかが、
判断の分かれ目になります。
面積比による按分と注意点
自宅兼事務所で最も一般的なのが、
使用面積比による按分です。
例えば、
自宅全体の床面積のうち、
30％を業務専用スペースとして使用している場合、
家賃や減価償却費の30％を経費とする、
という考え方です。
ただし、ここで注意すべき点があります。
そのスペースが、
- 業務専用であること
- 家族が自由に出入りしないこと
といった実態が伴っていなければ、
「明確に区分できる」とは評価されにくくなります。
研修資料でも、
業務専用スペースであることを、
写真などの客観資料で説明できるかが、
重要なポイントとして示されています R07-35+
光熱費は「使っている時間」も意識する
電気代や水道代などの光熱費は、
面積比だけでなく、
使用時間の要素も影響します。
例えば、
業務スペースであっても、
実際の稼働時間が限定的であれば、
全面的に業務使用とは言い切れません。
このような場合には、
- 面積比
- 業務時間
を組み合わせて、
より合理的な按分を検討することが望ましいといえます。
重要なのは、
「なぜその割合なのか」を説明できることです。
スマートフォン代の考え方
スマートフォン代も、
事業と私用が混在しやすい支出です。
仕事用と私用で端末を完全に分けている場合は、
業務用端末の通信費は、
原則として必要経費になります。
一方、
一台の端末を仕事と私用で併用している場合は、
家事関連費として扱われ、
按分が必要になります。
この場合、
- 通話履歴
- 利用時間
- 業務アプリの使用状況
などを踏まえ、
業務使用割合を合理的に説明できるかが重要です。
「仕事にも使っている」
という説明だけでは足りません。
自家用車を業務にも使っている場合
自家用車についても、
考え方は同様です。
業務専用車であれば、
維持費や減価償却費は、
原則として必要経費になります。
一方、
私用と業務で併用している場合には、
走行距離や使用日数などに基づいて、
業務使用分を区分する必要があります。
この場合、
運行記録や業務日誌があるかどうかが、
客観性を支える重要な要素になります。
「記録がない」ことのリスク
自宅兼事務所や併用資産について、
実務上、最もリスクが高いのは、
記録が残っていないケース です。
按分割合自体は妥当であっても、
その根拠を示す資料がなければ、
税務上は否認される可能性があります。
領収書があることと、
業務使用実態を説明できることは、
別の問題です。
- 写真
- 業務日誌
- スケジュール
- ログ
こうした補助資料があるかどうかで、
判断は大きく変わります。
結論
自宅兼事務所やスマートフォン、自家用車は、
個人事業主にとって避けて通れないテーマです。
これらの支出について重要なのは、
「どこまでが経費になるか」よりも、
「なぜその範囲が経費になるのか」を
説明できるかどうかです。
- 業務との関係
- 明確な区分
- 客観的な記録
- 社会通念上の妥当性
これらを意識して整理しておくことで、
不要なトラブルを防ぐことができます。
次回は、
家族が関係する支出の中でも特に注意が必要な
青色事業専従者給与
について解説します。
参考
東京税理士会研修資料
全国統一研修会「必要経費と家事関連費の判断基準」「青色事業専従者給与の留意事項」
という事で、今回は以上とさせていただきます。
次回以降も、よろしくお願いします。
