中小企業では、社長が会社の経費を自分のお金で支払うことがあります。
取引先との会食代を社長個人のクレジットカードで支払ったり、急に必要になった備品を個人のお金で購入したりするケースです。
一時的な立替えであれば珍しいことではありません。
しかし、会社に手元資金がなく、立て替えた経費を社長へ返せない状態が続けば、その金額は役員借入金として積み上がっていきます。
問題なのは役員借入金という勘定科目そのものではありません。
社長による経費の立替えが常態化しているのであれば、その背後に資金繰りや経理管理の問題が隠れている可能性があります。
経費の立替えでも役員借入金は発生する
役員借入金というと、社長が会社の銀行口座へまとまった資金を振り込む場面を想像しやすいでしょう。
しかし、それだけではありません。
資料では、役員借入金が発生する理由の1つとして「経費立替え」を挙げています。
経営者が交際費などの経費を立て替えたものの、会社に手元資金がないため返済できない場合、その金額を会社は役員借入金として処理します。
つまり、社長が会社へ直接お金を貸している意識がなくても、経費の立替えによって役員借入金が増えることがあります。
少額でも積み重なれば大きくなる
1回の立替額が小さければ、それほど問題には感じないかもしれません。
しかし、立替えが日常的に行われれば残高は徐々に増えていきます。
交際費、消耗品費、交通費などを社長が立て替え、会社から精算されない状態が続けば、その都度、会社が社長から借りている金額が増えていきます。
役員借入金が多額になってから初めて確認すると、まとまった資金を投入した覚えがないのに、なぜこれほど残高があるのか分からないということにもなりかねません。
そのため、役員借入金は期末残高だけではなく、どのような取引によって増えたのかを見ることが重要です。
立替えが続く背景には資金不足がある
資料で特に注目したいのは、経費を立て替えた後、会社に手元資金がないため役員借入金として処理するケースが示されていることです。
本来、会社の事業活動に必要な経費は会社の資金で支払います。
社長が一時的に立て替えたとしても、会社に十分な資金があれば精算できます。
それができないということは、会社に必要な手元資金が不足している可能性があります。
したがって、役員借入金の残高だけを減らそうとする前に、なぜ会社に精算するだけの資金がないのかを確認する必要があります。
役員報酬の未払いでも同じことが起きる
似た問題は役員報酬でも発生します。
資料では、資金繰りが不安定な会社では、給与や仕入れなどの支払いを優先した結果、役員報酬を十分に支払えないことがあると説明しています。
その未払分を役員借入金へ振り替えることで、役員借入金が増加します。
経費の立替えと役員報酬の未払いには共通点があります。
どちらも、会社が本来支払うべきお金を経営者が実質的に負担しているということです。
役員借入金が増えている会社では、単に社長が会社へ資金を投入しているだけではなく、こうした日常的な未精算が積み重なっていないか確認する必要があります。
現金残高の調整に使われることもある
さらに注意したいのが、経理処理そのものに問題があるケースです。
資料では、経理がずさんな企業では、経営者との貸し借りや現金残高の異常を調整するために役員借入金が使われることが多いと指摘しています。
帳簿上の現金残高と実際の現金が一致しない。
しかし、なぜ差額が生じたのか分からない。
そこで役員借入金を使って帳簿を合わせる。
このような処理を繰り返せば、役員借入金の残高が本当に社長から借りた金額なのか分からなくなってしまいます。
役員借入金を便利な調整勘定のように使うべきではありません。
法人と個人のお金が混ざってしまう
社長による経費の立替えが常態化すると、会社のお金と社長個人のお金の境界も曖昧になりやすくなります。
資料では、中小企業は代表者が株主になっていることが多く、法人と個人は1つだという考えが強くなりやすいとしています。
しかし、法人と経営者個人は別の存在です。
会社の経費だから社長が払っても同じ。
会社のお金も自分のお金も実質的には同じ。
こうした感覚で資金を動かし続けると、会社が本当はいくらの資金を必要としているのかも分かりにくくなります。
経営者保証の解除にも関係する
会社と経営者のお金を分離することは、日常の経理だけの問題ではありません。
資料では、経営者保証の解除について、その要件の1つとして法人と個人の明確な分離があると説明しています。
経営者が会社の支払いを日常的に立て替えたり、会社と個人との間で頻繁に資金を移動させたりしていれば、法人と個人が明確に分離されているとはいいにくくなります。
経営者保証の問題を考えるうえでも、日常的な資金管理を整えることが重要になります。
社長のお金を便利な資金源にしない
社長が個人資金を持っていれば、会社の資金が不足したときにすぐ補うことができます。
銀行へ融資を申し込むより簡単です。
資料でも、銀行から融資を受けられる財務内容であっても、申込みから実行までの手間と時間を考えて、個人資金を入れる方が簡単だと考える経営者がいるとしています。
しかし、この便利さには注意が必要です。
不足するたびに社長がお金を出してくれるのであれば、会社側では資金不足に対する危機感が弱くなる可能性があります。
本来改善すべき資金繰りの問題が、役員借入金によって見えにくくなることもあります。
経営者の個人資金には別の役割がある
資料では、経営者の個人資金を非常時のために確保しておくことの重要性も指摘しています。
中小企業では、主要な販売先が1社減っただけでも売上高が大きく減少し、赤字に陥る場合があります。
また、販路開拓や商品、原材料の仕入れなどで資金が必要になったとき、取引銀行が融資に慎重になる可能性もあります。
そのような本当の非常時に備えて、経営者の個人資金を残しておく必要があります。
日常的な経費の支払いまで社長個人のお金に頼ってしまえば、本当に必要なときに使える個人資金が少なくなってしまいます。
数か月先の資金繰りを見る
経費の立替えを減らすには、単に「社長は会社の経費を立て替えない」というルールをつくるだけでは十分ではありません。
会社側に支払えるだけの資金が必要です。
そのためには、数か月先までの資金繰りを把握しておく必要があります。
資料では、経理担当者に対して、経営者の個人資金に頼らないで済むよう資金繰り管理をしっかり行い、資金不足の可能性がある場合には数か月前から取引銀行へ相談することを求めています。
お金がなくなってから社長に立て替えてもらうのではなく、お金が不足する前に対応するという考え方です。
役員借入金の明細を確認する
すでに役員借入金が多額になっている会社では、その残高が何から構成されているのか確認することも重要です。
社長が会社へ直接投入した資金なのか。
未払いとなった役員報酬なのか。
経費の立替分なのか。
こうした内容を把握することで、役員借入金が増えた本当の原因が見えてきます。
単に貸借対照表の「役員借入金」という数字だけを見るのではなく、その中身まで確認することが大切です。
利益とキャッシュを生み出せる会社へ
役員借入金を減らすための根本的な方法は、経理処理を工夫することではありません。
会社自身が利益を出し、キャッシュを生み出すことです。
資料でも、役員借入金に依存しない経営には、企業全体で利益を出し、それに見合ったキャッシュを増やすことが不可欠だとしています。
十分なキャッシュが会社にあれば、日常的な経費を社長が立て替える必要もなくなります。
役員借入金の残高は、会社の経理だけでなく、収益力や資金繰り管理の状態を確認する材料にもなります。
結論
社長が会社の経費を立て替えること自体は、中小企業では起こり得ることです。
しかし、会社に手元資金がなく精算できない状態が続けば、その立替額は役員借入金として積み上がっていきます。
さらに注意したいのが、役員借入金を現金残高の異常などを合わせるための調整勘定として使ってしまうことです。
これを繰り返せば、役員借入金が何によって発生したのか分からなくなり、法人と個人のお金の境界も曖昧になります。
大切なのは、役員借入金の残高を減らすことだけではありません。
なぜ社長が経費を立て替えなければならなかったのか。
なぜ会社はそれを精算できなかったのか。
その原因まで確認する必要があります。
数か月先まで資金繰りを管理し、必要であれば早い段階で取引銀行に相談する。そして、会社自身が利益とキャッシュを生み出せる状態をつくる。
社長の財布を会社の予備口座にしないことが、役員借入金に依存しない経営への第一歩になります。
参考
企業実務 2026年10月号 役員借入金の発生理由と解消方法について