会社員の個人住民税は、原則として会社が毎月の給与から差し引き、市区町村へ納める特別徴収によって納付されています。
ところが、従業員が退職したらどうなるのでしょうか。
給与の支払いがなくなれば、会社はそれまでと同じように毎月の給与から住民税を差し引くことができません。
また、従業員が別の会社へ転職する場合には、新しい勤務先で特別徴収を続けることもあります。
こうした従業員の退職や転勤などによる変化を市区町村へ知らせるために使われるのが「給与所得者異動届出書」です。
令和8年9月24日に予定されているeLTAXのシステム更改では、この給与所得者異動届出に関する手続きもPCdeskのWEB版で利用することになります。
今回は、どのような場合に異動届出が必要になるのか、退職時の住民税をどのように処理するのか、一括徴収と普通徴収の違い、eLTAXによる手続きについて整理します。
給与所得者異動届出とは何か
給与所得者異動届出とは、個人住民税を特別徴収している従業員について、退職や転勤などの異動が生じた場合に、その事実を市区町村へ届け出る手続きです。
正式な書類では、給与支払報告や特別徴収に係る給与所得者異動届出書という名称が使われます。
会社は特別徴収義務者として、市区町村から通知された住民税を従業員の給与から差し引いて納入しています。
しかし従業員が退職すれば、給与から差し引くことができなくなります。
市区町村から見ると、その従業員について今後どのような方法で残りの住民税を徴収するのかを決める必要があります。
そこで会社が異動届出書を提出し、退職などの事実と今後の徴収方法を自治体へ知らせます。
どのような場合に異動届出が必要になるのか
代表的なのは従業員の退職です。
そのほかにも、転勤や休職などによって従来の勤務先から給与の支払いを受けなくなり、特別徴収を続けることができなくなる場合があります。
また、転職先で特別徴収を継続するケースもあります。
重要なのは、会社からの給与支払いと住民税の特別徴収との関係に変化が生じた場合です。
会社の人事担当者から見ると「退職手続き」、給与担当者から見ると「給与計算の終了」ですが、地方税の観点から見ると「住民税の徴収方法を変更する手続き」でもあります。
そのため、人事部門と給与部門、税務担当部門の情報連携が重要になります。
退職すると住民税がなくなるわけではない
従業員が退職したからといって、その年度の残りの住民税がなくなるわけではありません。
個人住民税の特別徴収は、原則として6月から翌年5月までの12か月に分けて給与から徴収します。
例えば年度途中の10月に退職した場合には、通常であれば翌年5月まで徴収する予定だった住民税が残っています。
問題は、この未徴収税額をどのように納めるかです。
大きく分けると、
退職時の給与や退職金などからまとめて徴収する
本人がその後自分で納める
新しい勤務先で特別徴収を続ける
といった方法があります。
どの方法になるかによって、会社が行う手続きも変わります。
一括徴収とは何か
一括徴収とは、退職時などに残っている住民税を、最後の給与や退職金などからまとめて差し引く方法です。
例えば毎月1万円の住民税を給与から徴収しており、退職時点で5万円の未徴収税額が残っているとします。
一定の場合には、その5万円を最後の給与や退職金などからまとめて徴収し、会社が自治体へ納入します。
こうすれば退職後に本人が納付書を使って住民税を支払う必要がなくなります。
ただし、一括徴収ができるかどうかは最後に支払われる給与や退職金などの金額にも関係します。
また、退職する時期によって一括徴収の取扱いが異なるため注意が必要です。
1月から4月の退職は特に注意する
退職時の住民税で特に重要なのが、退職する時期です。
一般に、6月から12月までに退職した場合には、本人から申し出があるなど一定の場合に未徴収税額を一括徴収します。
これに対して、翌年1月1日から4月30日までに退職する場合には、原則として未徴収税額を一括徴収する取扱いとなります。
これは住民税の年度が5月まで続くことと関係しています。
例えば3月に退職する従業員であれば、4月分と5月分の住民税が残っている可能性があります。
退職時期によって処理方法が異なるため、給与担当者は単に「退職したから普通徴収へ変更する」と判断するのではなく、一括徴収が必要かどうかを確認する必要があります。
普通徴収へ切り替える場合
一括徴収を行わない場合などには、残っている住民税が普通徴収へ切り替わることがあります。
普通徴収とは、本人が市区町村から送られてくる納付書などによって自分で住民税を納める方法です。
在職中は会社が給与から差し引いていたため、本人が住民税を直接納付する機会は通常ありません。
そのため退職後に普通徴収へ切り替わると、本人からすると「突然住民税の納付書が届いた」と感じる場合があります。
しかし新しく税金が発生したわけではありません。
在職していれば給与から差し引かれる予定だった住民税を、退職によって本人が直接納める方式へ変更しただけです。
退職者へこの点を説明しておくことも、実務上は重要です。
転職先で特別徴収を続けることもできる
退職後すぐに別の会社へ転職する場合には、新しい勤務先で特別徴収を継続できることがあります。
この場合には、旧勤務先、新勤務先、市区町村の間で必要な情報を引き継ぐことになります。
特別徴収が継続されれば、本人は退職後に普通徴収の納付書で住民税を納める必要がなく、新しい会社の給与から引き続き住民税が差し引かれます。
ただし転職先が決まっているからといって、自動的に住民税の特別徴収が引き継がれるわけではありません。
必要な手続きが行われて初めて、新しい勤務先での特別徴収へ切り替わります。
転職時には社会保険や雇用保険だけでなく、個人住民税についても引継ぎが必要になるわけです。
異動届出が遅れると何が起こるのか
異動届出が適切に行われないと、市区町村では従業員が退職したことを把握できない場合があります。
その結果、退職した従業員についても従来の会社が特別徴収を続ける前提の状態が残ってしまいます。
会社側では給与の支払いが終わっているため、実際には住民税を徴収できません。
市区町村側の情報と会社側の実態が一致しなくなるわけです。
さらに本人への普通徴収への切替えが遅れれば、納税者本人にも影響します。
退職処理では、給与の精算や社会保険の資格喪失など多くの手続きが集中します。
その中で住民税の異動届出が漏れないよう、退職手続きのチェック項目として組み込んでおくことが重要です。
eLTAXでも異動届出ができる
給与所得者異動届出は、eLTAXを利用して電子的に行うことができます。
従業員数が多い企業では、年間を通じて退職や転勤が発生します。
そのたびに紙の異動届出書を作成して各市区町村へ郵送するとなれば、かなりの事務負担になります。
特に全国に従業員がいる企業では、提出先となる自治体も多数に及びます。
eLTAXを利用すれば、こうした地方税の手続きを電子的に処理できます。
給与支払報告書のような年1回の手続きだけでなく、異動届出のように年間を通じて発生する手続きを電子化できることにも大きな意味があります。
9月24日の更改後はWEB版で利用する
令和8年9月24日のeLTAXシステム更改では、個人住民税の特別徴収に関する機能がPCdeskのWEB版へ集約されます。
給与所得者異動届出に関する手続きについても、PCdeskのWEB版での利用となります。
これまでDL版を中心に処理していた企業や税理士は、操作方法や業務フローを確認しておく必要があります。
特に異動届出は、毎年決まった時期だけに発生する手続きではありません。
従業員が退職すれば、その都度対応する可能性があります。
システム更改直後に退職者が発生することも考えられるため、給与担当者や人事担当者が新しい手続き方法を把握しておくことが重要です。
人事情報と税務手続きがつながる
給与所得者異動届出は、地方税手続きのデジタル化を考えるうえでも興味深い制度です。
退職という人事上の出来事が発生すると、
給与の支払いを終了する
社会保険などの手続きを行う
住民税の特別徴収を終了または変更する
未徴収税額を処理する
という複数の手続きが発生します。
つまり、一つの人事情報が複数の行政手続きにつながっています。
企業のDXが進めば、将来的には人事システムで登録した退職情報を基に、給与計算や税務手続きへデータが連携される仕組みがさらに重要になるでしょう。
eLTAXによる異動届出の電子化は、こうした人事、給与、税務のデータ連携を進める基盤の一つと見ることができます。
結論
給与所得者異動届出とは、個人住民税を特別徴収している従業員について、退職や転勤などの異動が発生した場合に市区町村へ知らせるための重要な手続きです。
従業員が退職しても、残っている住民税がなくなるわけではありません。
退職時期や状況に応じて、最後の給与や退職金などから残額をまとめて差し引く一括徴収、本人が直接納める普通徴収、新しい勤務先での特別徴収の継続などの方法で処理します。
特に1月から4月までの退職については、原則として未徴収税額を一括徴収する取扱いとなるため注意が必要です。
令和8年9月24日のeLTAX更改後は、給与所得者異動届出に関する手続きもPCdeskのWEB版で利用することになります。
退職は人事上の手続きであると同時に、住民税の徴収方法を変更する税務上の手続きでもあります。
企業では、人事担当者と給与担当者が連携し、退職者が発生したときに住民税の異動届出まで確実に処理できる仕組みを整えておくことが重要でしょう。
参考
税のしるべ 2026年8月10日号 eLTAXを9月24日に更改、地方税共同機構が変更点と注意事項を公表