電子帳簿保存法という言葉は知っていても、「電子取引とは具体的に何を指すのか」と聞かれると迷う人は少なくありません。
請求書や領収書をメールで受け取ることはもちろん、クラウドサービスからダウンロードした書類も対象になる場合があります。一方で、紙でもらった書類を自分でスキャンしただけでは電子取引には該当しません。
電子帳簿保存法を正しく理解するためには、まず「電子取引」の範囲を知ることが重要です。今回は、対象となる書類と対象外となるケースを整理します。
電子取引とは何か
電子帳簿保存法では、電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方法によって行うこと」をいいます。
つまり、契約や売上、仕入れ、経費などに関する情報を紙ではなく電子データでやり取りすることです。
重要なのは、最初から電子データとして受け取ったかどうかです。
紙を受け取って後から電子化したものとは区別されます。
メール添付の請求書や領収書は電子取引
最も身近な例がメール添付です。
例えば、
- PDF請求書がメールで届く
- 領収書がPDFで送られてくる
- 見積書をメール添付で受領する
これらはすべて電子取引に該当します。
印刷して紙で保管しても、電子データの保存義務はなくなりません。
電子データのまま保存することが法律上求められています。
ダウンロードする書類も対象になる
近年はクラウドサービスを利用する企業が増えています。
例えば、
- 通販サイトの領収書
- 電気料金の利用明細
- クレジットカード利用明細
- インターネットバンキングの取引明細
などを自分でダウンロードするケースがあります。
これらも電子データで受領しているため、電子取引になります。
「メールで届いていないから対象外」と考えるのは誤りです。
クラウド請求書も電子取引
請求書発行サービスも普及しています。
取引先から、
「請求書をクラウドで確認してください」
という案内が届き、ログインして閲覧・保存するケースがあります。
この場合も電子データによる授受です。
閲覧後に印刷した紙だけを保存するのではなく、ダウンロードした電子データを保存する必要があります。
電子取引にならないケース
一方で、電子データが関係していても電子取引にならないものもあります。
例えば、
- 紙の領収書を受け取った
- 紙の請求書を受領した
- 紙を自分でスキャンした
- コピー機でPDF化した
これらは電子取引ではありません。
電子帳簿保存法では「スキャナ保存」という別の制度になります。
つまり、
最初から電子データで受け取ったものか、
紙で受け取ったものか、
この違いが制度上非常に重要になります。
経費関係も保存対象になる
電子取引というと売上や仕入だけをイメージする人もいます。
しかし実際には、
- 水道料金
- 電気料金
- ガス料金
- 電話料金
- 交通費
- 出張旅費
- クラウドサービス利用料
など、事業に関する電子領収書や利用明細も保存対象です。
経理担当者だけではなく、社員一人ひとりが受け取る電子領収書も対象になる可能性があります。
社内ルールを整備しておかなければ保存漏れが起きやすくなります。
電子取引は年々増えている
インボイス制度の導入やDXの進展によって、紙より電子データで取引する企業が増えています。
請求書だけでなく契約書や見積書までクラウドでやり取りすることが一般的になりつつあります。
電子帳簿保存法への対応は、特別な企業だけの話ではなく、多くの事業者の日常業務そのものになっています。
「どの書類が電子取引なのか」を理解することが、適切な保存の第一歩になるでしょう。
結論
電子取引とは、取引情報を電子データで授受することを指します。
メール添付の請求書や領収書、クラウドサービスからダウンロードする利用明細などはすべて電子取引の対象です。一方、紙で受け取った書類を後からスキャンしただけでは電子取引には該当せず、別の制度であるスキャナ保存として扱われます。
電子帳簿保存法では、「電子で受け取ったものは電子のまま保存する」という考え方が基本です。まずは自社で日常的に受け取っている書類を洗い出し、どれが電子取引に該当するのかを確認することから始めることが重要です。
参考
税のしるべ
2026年7月27日
電子帳簿保存法Q&Aを更新、7年度改正を踏まえ電子取引関係は10問追加