会社では毎日、お金や商品、情報が動いています。
商品を販売すれば売上を記録し、仕入れをすれば代金を支払い、従業員には給与を振り込みます。
こうした業務をすべて経営者自身が行うことはできません。
社員に仕事を任せる必要があります。
しかし、任せるだけでは間違いや不正が起きる可能性があります。
そこで必要になるのが内部統制です。
内部統制というと上場企業の難しい制度のように思われがちですが、考え方そのものは中小企業にも関係します。
内部統制とは何か
内部統制とは、会社が業務を適切に行うために社内に作る仕組みです。
ポイントは、特定の社員の能力や善意だけに依存しないことです。
例えば会社が取引先へ100万円を支払う場合、
本当に会社が購入したものなのか
金額は正しいのか
振込先は正しいのか
必要な承認を受けているのか
会計帳簿へ正しく記録されたのか
といったことを確認できる仕組みを作ります。
担当者が間違えても途中で発見できる。
不正をしようとしても一人では完結できない。
問題が起きたときには記録をたどれる。
このような状態を作ることが内部統制の基本です。
内部統制は不正防止だけが目的ではない
内部統制という言葉を聞くと、横領や粉飾決算を防ぐ仕組みを思い浮かべるかもしれません。
もちろん不正防止は重要です。
しかし、それだけではありません。
例えば取引先へ100万円振り込むところを1000万円振り込んでしまうことがあります。
給与計算を間違えて、従業員への支給額が少なくなることもあります。
請求書を処理し忘れ、取引先への支払いが遅れることもあります。
売上を会計ソフトへ入力し忘れれば、会社の決算数字も正しくありません。
こうしたミスを防ぎ、会社の業務を正確かつ効率的に進めることも内部統制の役割です。
職務分掌との関係
前々回取り上げた職務分掌は、内部統制を作る代表的な方法の一つです。
例えば給与計算について、
給与を計算する人
給与額を確認する人
振込データを作成する人
銀行振込を承認する人
を分けます。
一人の担当者にすべてを任せないことで、間違いや不正を途中で発見しやすくします。
つまり内部統制という大きな仕組みの中に、職務分掌という具体的な方法があると考えると分かりやすいでしょう。
内部牽制との関係
前回取り上げた内部牽制も内部統制を支える考え方です。
例えば経理担当者が振込データを作り、社長が承認するとします。
経理担当者が間違った金額を入力すれば、社長の確認によって発見できる可能性があります。
さらに振込後、別の人が銀行口座と帳簿を照合すれば、もう一度チェックが働きます。
このように複数の仕事がお互いを確認する関係を作るのが内部牽制です。
職務分掌によって役割を分け、その結果として内部牽制を働かせる。
それらを含めて会社全体の仕組みとして整えるのが内部統制です。
社員を信用していれば内部統制はいらないのか
中小企業では、長年働いている経理担当者が社長から強く信頼されていることがあります。
会社のお金について、
この人なら大丈夫
とすべて任せてしまうこともあります。
しかし、社員への信頼と内部統制は別の問題です。
内部統制は、信用できない社員を監視するためだけのものではありません。
まじめな社員でも入力ミスをすることがあります。
勘違いすることもあります。
体調が悪い日に処理を間違えることもあります。
さらに担当者が突然退職したり、長期間休んだりする可能性もあります。
特定の社員がいなければ会社の経理が動かない状態そのものが経営上のリスクになります。
5000万円を超える給与水増しが続いた理由
参考記事では、大阪市の人材派遣会社で唯一の経理担当者だった男性社員が、自分の給与を約11年間にわたって水増ししていた事例が紹介されています。
水増し総額は5108万円でした。
多い月には水増し額が100万円を超え、本来の給与の5.4倍になったこともありました。
それほど大きな金額でも長期間発覚しませんでした。
不正の手口そのものが極めて複雑だったわけではありません。
問題だったのは、給与に関する一連の業務に一人の担当者が深く関与し、実際の振込内容を別の人が十分に確認する仕組みが働かなかったことです。
内部統制が弱い会社では、単純な不正でも長期間続く可能性があります。
社長の決裁があれば十分ではない
この事例では社長による決裁も行われていました。
それでも不正は防げませんでした。
ここは内部統制を考えるうえで重要なポイントです。
社長が書類に印鑑を押している。
上司が承認ボタンを押している。
チェック欄に印が付いている。
それだけで内部統制が機能しているとは限りません。
重要なのは、何を確認しているのかです。
例えば給与総額だけを確認していても、特定の社員への振込額が異常に増えていることには気づけない場合があります。
さらに承認した後でデータを変更できるなら、承認そのものが形骸化します。
内部統制の形骸化とは何か
会社ではルールを作っただけで安心してしまうことがあります。
例えば、
100万円以上の支払いは社長決裁
給与振込は上司が確認
経費精算には領収書が必要
というルールを作ったとします。
しかし実際には、社長が内容を見ずに承認していたり、領収書の確認が形式的になっていたりすれば、ルールは十分に機能しません。
これが内部統制の形骸化です。
内部統制では、制度が存在することと、その制度が実際に機能していることを分けて考える必要があります。
中小企業にも内部統制が必要な理由
内部統制というと、大企業や上場企業だけの問題だと思われがちです。
しかし、むしろ人員の少ない中小企業ほど注意が必要な場合があります。
経理担当者が一人しかいない。
銀行振込も同じ人が行う。
会計ソフトの管理者権限も同じ人が持つ。
給与計算も同じ人が担当する。
このような会社では、一人の担当者に大きな権限が集中します。
一方で、社員を何人も増やすことは現実的ではありません。
そこで経営者自身が内部統制の一部になる必要があります。
中小企業では何を確認すればよいのか
複雑な制度を作る必要はありません。
例えば給与なら、経営者が毎月従業員別の給与一覧を確認します。
前月から大きく増減した人がいれば理由を確認します。
経理担当者がインターネットバンキングへ振込データを登録し、経営者が別のIDで最終承認します。
さらに銀行口座の取引明細を経営者自身が定期的に確認します。
経費についても、一定額以上の支払いには経営者の承認を必要とする方法があります。
重要なのは、一人の担当者だけでお金を動かし、その結果を自分で帳簿に記録して終われないようにすることです。
内部統制は社員を守る仕組みでもある
チェックされる社員からすると、内部統制は面倒に感じるかもしれません。
しかし内部統制は会社だけでなく社員を守る仕組みでもあります。
例えば経理担当者一人だけが銀行口座を管理していたとします。
会社のお金が合わなくなれば、その担当者が真っ先に疑われる可能性があります。
一方、振込には社長の承認が必要で、銀行口座も定期的に別の人が確認していたとします。
誰が何を行ったのか記録も残っています。
この方が、経理担当者自身も正しい処理をしていたことを説明しやすくなります。
結論
内部統制とは、会社の仕事を正確かつ適切に行うために作る仕組みです。
不正を防ぐだけではありません。
間違いを防ぐ。
会社のお金を守る。
正しい決算を作る。
業務を安定して続ける。
こうした目的もあります。
社員を信用することと、内部統制を作ることは矛盾しません。
むしろ特定の社員の善意や能力だけに依存しないことが、会社にとっても社員にとっても重要です。
中小企業では大企業のような複雑な制度を作る必要はありません。
給与を計算する人と振込を承認する人を分ける。
銀行口座を経理担当者以外も確認する。
前月と比べて大きく変化した数字を経営者が見る。
こうした小さな仕組みから始められます。
内部統制とは、社員を疑うための制度ではありません。
誰か一人を信用し続けなければ会社のお金を守れない状態から、仕組みによって会社を守れる状態へ変えることなのです。
参考
日本経済新聞 2026年9月3日朝刊 中小企業リーガル処方箋 給料水増し5000万円 「お一人様」経理、振込依頼操作