毎年秋になると、多くの企業で年末調整業務が始まります。

従業員は生命保険料控除証明書や住宅ローン控除関係書類を集め、経理担当者は内容を確認しながら申告書を回収します。

しかし、この作業は長年にわたり、

「紙が多い」

「確認作業が大変」

「記載ミスがなくならない」

という課題を抱えてきました。

こうした状況を変える仕組みとして注目されているのがマイナポータル連携です。

年末調整業務は今、大きなデジタル化の転換点を迎えています。

マイナポータルとは何か

マイナポータルは、政府が運営するオンラインサービスです。

マイナンバーカードを利用してログインし、行政手続や個人情報の確認を行うことができます。

主な機能として、

・行政手続のオンライン申請
・公金受取口座の登録
・年金情報の確認
・医療費情報の確認
・税務手続との連携

などがあります。

近年は確定申告や年末調整との連携機能が拡充されています。

年末調整で何が変わるのか

従来の年末調整では、従業員が紙の証明書を提出する必要がありました。

例えば、

・生命保険料控除証明書
・地震保険料控除証明書
・住宅ローン残高証明書

などです。

マイナポータル連携を利用すると、これらの情報を電子データとして取得できます。

従業員は紙の証明書を提出する代わりに、マイナポータル経由で取得したデータを年末調整ソフトへ取り込めるようになります。

従業員のメリット

従業員側のメリットは大きく三つあります。

第一に、証明書を保管する必要が減ります。

毎年送られてくる控除証明書を紛失する心配が少なくなります。

第二に、転記ミスを防げます。

保険料や住宅ローン残高を手入力する必要がなくなるためです。

第三に、確定申告でも利用できます。

年末調整だけでなく、医療費控除やふるさと納税の確定申告にも活用できます。

経理担当者のメリット

企業側のメリットも少なくありません。

従来の年末調整では、

・紙の回収
・内容確認
・転記チェック
・保管

に多くの時間を費やしていました。

マイナポータル連携が普及すると、

・入力ミスの減少
・確認作業の削減
・紙保管コストの削減
・問い合わせ対応の減少

が期待できます。

特に従業員数が多い企業では効果が大きくなります。

まだ完全にペーパーレスではない

一方で、現時点ではすべての資料が自動連携されるわけではありません。

保険会社や金融機関などがマイナポータル連携に対応している必要があります。

また、

・従業員がマイナンバーカードを取得していること
・マイナポータル利用設定をしていること

も前提になります。

そのため、紙と電子データが混在する企業も少なくありません。

なぜ国は連携を進めるのか

背景には行政のデジタル化があります。

近年は、

・マイナンバーカード普及
・電子帳簿保存法
・インボイス制度
・電子申告義務化

などが進められています。

年末調整のデジタル化もその流れの一部です。

行政側としては、

企業の事務負担軽減

行政コスト削減

データ活用の高度化

を同時に実現したい考えがあります。

今後の年末調整はどうなるのか

将来的には、

控除証明書が自動取得される

申告書が自動作成される

給与システムへ自動連携される

という流れがさらに進む可能性があります。

従業員が紙を提出し、経理担当者が手入力するという従来型の年末調整は徐々に減少していくでしょう。

年末調整業務は「集計作業」から「確認作業」へ変わっていくと考えられます。

DX時代に求められる経理担当者

DXが進むと、

経理担当者が不要になる

と考える人もいます。

しかし実際にはそうではありません。

システムが自動化しても、

・制度改正への対応
・例外処理の判断
・データの妥当性確認
・従業員からの相談対応

は引き続き必要です。

むしろ、

入力担当者

から

制度を理解する管理担当者

へ役割が変化していくと考えられます。

結論

マイナポータル連携は、年末調整業務を大きく変える可能性を持っています。

従業員は紙の証明書管理や入力作業から解放され、企業は確認作業や保管コストを削減できます。

一方で、すべてが自動化されるわけではなく、制度理解や最終確認は引き続き重要です。

これからの経理担当者には、紙の申告書を処理する能力だけでなく、電子データを活用しながら業務を管理する力が求められるようになるでしょう。

参考

・デジタル庁「マイナポータルの概要」

・国税庁「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」

・国税庁「マイナポータル連携に関する資料」

・総務省「マイナンバー制度に関する資料」

・デジタル庁「行政手続のデジタル化に関する資料」