会社の会計帳簿に普通預金1000万円と記録されていれば、本当に銀行にも1000万円あるのでしょうか。
通常は一致するはずですが、必ずしもそうとは限りません。
振込を会計ソフトへ入力し忘れているかもしれません。
銀行手数料を記録していないこともあります。
さらに、不正な出金が行われている可能性もあります。
そこで重要になるのが預金残高照合です。
会計帳簿に記録された預金残高と、銀行が示す実際の残高や取引内容を定期的に突き合わせます。
単純な作業に見えますが、一人経理の会社では特に重要な内部統制になります。
預金残高照合とは何か
預金残高照合とは、会社の会計帳簿に記録されている預金残高と、銀行口座の実際の残高を比較して、違いがないか確認する作業です。
例えば月末の会計帳簿で普通預金が1000万円だったとします。
銀行の月末残高も1000万円なら、ひとまず金額は一致しています。
一方、帳簿では1000万円なのに銀行には950万円しかなければ、50万円の差があります。
なぜ差が生じたのか調べる必要があります。
この差を放置しないことが重要です。
帳簿残高とは何か
帳簿残高とは、会社が会計ソフトなどに記録している預金の金額です。
例えば会社が取引先へ100万円を振り込めば、
普通預金が100万円減った
という会計処理を行います。
入金があれば普通預金を増やします。
こうした取引を積み重ねた結果として、帳簿上の預金残高が計算されます。
しかし、帳簿は会社側が作った記録です。
入力を忘れたり、金額を間違えたりすれば、実際の銀行口座とは一致しなくなります。
銀行残高との違い
銀行残高は、銀行側が記録している実際の預金残高です。
会社が帳簿へ入力したかどうかに関係なく、実際に振込が行われれば銀行口座からお金は減ります。
例えば経理担当者が会社の口座から50万円を不正に振り込んだとします。
その取引を会計ソフトへ記録しなければ、
帳簿では1000万円
銀行では950万円
という違いが生じます。
この50万円の差に気づけば、不自然な取引を調べるきっかけになります。
残高が一致しないから不正とは限らない
ただし、帳簿残高と銀行残高が違うからといって、すぐに不正と判断することはできません。
例えば銀行手数料が自動的に引き落とされているのに、会計ソフトへまだ入力していないことがあります。
口座振替された公共料金の記帳が遅れている場合もあります。
決算日付近では、会社側と銀行側で処理のタイミングに差が生じることも考えられます。
重要なのは、差額があることそのものではありません。
その差額について合理的に説明できるかどうかです。
残高だけでなく取引明細を見る
預金残高照合では、月末残高だけを一致させれば十分とは限りません。
取引明細も確認することが重要です。
例えば月初に1000万円あり、月末にも1000万円あったとします。
残高だけを見れば変化はありません。
しかし月の途中で不自然な500万円の出金と500万円の入金があったとしても、月末残高だけでは分かりません。
そこで、
誰から入金されたのか
誰へ振り込んだのか
金額はいくらだったのか
見覚えのない取引がないか
といった取引内容も確認します。
特に高額な取引や新しい振込先には注意が必要です。
経理担当者が作った資料だけを見ない
一人経理の会社で注意したいのが、経営者が経理担当者から渡された資料だけを確認することです。
例えば経理担当者自身が銀行の取引明細を加工して一覧表を作り、その一覧表だけを社長へ提出するとします。
もし担当者が不正をしていれば、不正な取引を一覧表から外す可能性があります。
そこで重要なのが、銀行が提供する情報を直接確認することです。
経営者自身がインターネットバンキングで取引明細を確認する方法もあります。
会社側で加工されていない銀行側の記録と会計帳簿を比較することに意味があります。
経理担当者以外が確認する意味
預金残高照合を経理担当者本人だけが行うと、不正発見という面では弱くなる場合があります。
例えば経理担当者自身が不正な振込を行っていたとします。
その本人が銀行口座と帳簿を照合しても、自分の不正を自ら報告するとは限りません。
だからこそ、経理担当者とは別の人による確認が重要になります。
社員数の少ない会社なら社長や役員が担当できます。
毎日の取引をすべて確認する必要はありません。
月に一度でも、銀行残高や主な取引を経理担当者以外が確認する仕組みを作ることに意味があります。
給与振込も銀行明細で確認できる
給与不正のチェックにも銀行の記録は利用できます。
例えば給与台帳では、経理担当者本人の手取り給与が30万円だったとします。
ところが銀行の振込結果を見ると80万円振り込まれていました。
50万円の差があります。
給与計算表だけを見ていれば30万円なので異常には気づきません。
しかし、銀行側の実際の振込結果と比較すれば違いが分かります。
給与計算表と銀行振込結果をつなげて確認することが重要です。
今回の事件では銀行からの連絡が発覚のきっかけだった
参考記事で紹介された大阪市の人材派遣会社では、唯一の経理担当者だった男性社員が約11年間にわたり自分の給与を水増ししていました。
総額は5108万円に上りました。
不正が発覚したきっかけは、会社内部の定期的なチェックではありませんでした。
2022年2月に銀行が会社へ連絡し、振込依頼の不備を指摘したことでした。
その不備自体は男性による改ざんとは別の箇所でしたが、それをきっかけに別の社員が給与の増額に気づきました。
偶然に近いきっかけで長年の不正が表面化したわけです。
毎月確認していれば異常に気づける可能性が高まる
参考記事では、給与の水増し額が多い月には100万円を超え、本来の給与の5.4倍になったこともあったとされています。
これほど大きな変化であれば、従業員別の給与振込額を前月と比較する仕組みがあれば、異常に気づけた可能性があります。
例えば経理担当者本人への振込額を毎月並べます。
30万円
31万円
30万円
120万円
と変化していれば、120万円になった理由を確認できます。
正当な賞与などであれば問題ありません。
説明できない増加なら詳しく調べます。
異常値を見つける仕組みを日常業務に入れておくことが重要です。
会計ソフトと銀行口座の連携だけでは十分ではない
現在はクラウド会計などを使い、銀行口座の取引データを自動取得することもできます。
これによって入力漏れを減らすことができます。
預金残高照合も効率化できます。
しかし、自動連携すれば内部統制が不要になるわけではありません。
例えば不正な50万円の振込が銀行口座に存在すれば、そのデータも会計ソフトへ取り込まれる可能性があります。
問題は、その50万円が正当な取引なのかどうかです。
システムが数字を一致させることと、取引が正しいことは別の問題です。
最終的には取引内容を確認する必要があります。
月に一度の確認でも意味がある
中小企業では、社長が毎日銀行口座を細かく確認することは難しいでしょう。
そこで月次決算などのタイミングで確認する方法があります。
例えば毎月、
月末の銀行残高
会計帳簿の預金残高
高額な振込
新規の振込先
給与の大きな増減
などを確認します。
異常がなければ確認を終えます。
異常があれば請求書や給与資料までさかのぼります。
限られた時間でリスクの高い取引を重点的に見る方法です。
結論
預金残高照合とは、会社の会計帳簿に記録された預金残高と、銀行が記録している実際の残高や取引内容を突き合わせることです。
帳簿と銀行の数字が違えば、その理由を調べます。
ただし重要なのは、月末残高を一致させることだけではありません。
銀行の取引明細を確認する。
高額な出金や新しい振込先を見る。
給与台帳と実際の給与振込額を比較する。
そして可能であれば、経理担当者以外の人が確認する。
こうした仕組みを組み合わせることが重要です。
一人経理では、取引を実行する人と帳簿を作る人が同じになりやすくなります。
だからこそ銀行という会社の外部に残っている記録が重要になります。
帳簿だけを信じるのではなく、実際に銀行で動いたお金と定期的に突き合わせる。
預金残高照合は地味な作業ですが、会社のお金を守る重要な内部統制なのです。
参考
日本経済新聞 2026年9月3日朝刊 中小企業リーガル処方箋 給料水増し5000万円 「お一人様」経理、振込依頼操作