売掛金や貸付金について税務上の貸倒損失を計上するとき、重要なのは貸倒れの要件を満たしていることだけではありません。
その事実を後から説明できる資料を残しているかどうかも重要です。
例えば取引先の経営状態が悪化し、1000万円の貸付金について全額回収不能と判断して貸倒損失を計上したとします。
決算時には担当者も経営者も、
この会社から回収するのはもう無理だ
と十分理解していたかもしれません。
しかし、税務調査が行われるのは数年後になることがあります。
その時には担当者が退職していたり、取引先とのメールが削除されていたりして、なぜ貸倒れと判断したのか説明できなくなっている可能性があります。
税務調査では、当時の担当者の記憶よりも客観的な資料が重要になります。
貸倒損失では「回収できなかった」という結果だけではなく、「なぜその時点で税務上の貸倒れに該当すると判断したのか」を証明できる記録を残すことが大切なのです。
なぜ貸倒損失は税務調査で確認されやすいのか
貸倒損失を計上すると、その金額だけ法人の所得が減少します。
例えば5000万円の貸倒損失を計上すれば、他の条件が同じであれば課税所得も大きく減少します。
そのため、多額の貸倒損失については税務調査で確認される可能性があります。
さらに貸倒損失には、
本当に回収不能だったのか
いつ回収不能になったのか
担保や保証から回収できなかったのか
債権放棄に合理性があったのか
といった事実認定が必要になるケースがあります。
単純に請求書一枚を確認すれば終わる項目ではありません。
だからこそ、会社側が判断根拠を整理しておくことが重要になります。
最初にどの貸倒れなのかを明確にする
証拠資料を準備するときには、まずどの貸倒れの類型を適用したのかを明確にする必要があります。
税務上の貸倒損失は、大きく、
法律上の貸倒れ
事実上の貸倒れ
形式上の貸倒れ
に整理できます。
三つの類型では要件が違うため、必要となる証拠も異なります。
例えば法的整理による債権切捨てであれば、債権が法律上切り捨てられたことを示す資料が中心になります。
一方、事実上の貸倒れであれば、債務者の資産状況や支払能力などを示す資料が重要になります。
形式上の貸倒れなら、取引停止時期や最後の弁済期などを確認できる資料が重要です。
どの通達を根拠として貸倒処理したのかが曖昧だと、必要な証拠も曖昧になってしまいます。
法律上の貸倒れでは法的資料が重要
法人税基本通達9－6－1による法律上の貸倒れでは、法的整理などによって債権が切り捨てられたことを確認できる資料が重要になります。
例えば、
更生計画
再生計画
特別清算に関する資料
債権者間の協議書
金融機関などとの合意書
などです。
重要なのは、
どの債権について
いくら切り捨てられたのか
いつその効力が生じたのか
を確認できることです。
貸倒損失の金額だけでなく、損金算入する事業年度を判断するためにも日付の確認が重要になります。
債務免除では書面を残す
債務者の債務超過状態が相当期間継続し、弁済を受けることができないと認められる場合などに債務免除を行うケースでは、書面による債務免除が重要になります。
例えば、
債務免除通知書
内容証明郵便
送付記録
相手方の受領記録
などです。
単に社内で、
この債権はもう回収しない
と決めただけでは、債務者に対する債権が法律上当然に消滅するわけではありません。
いつ、誰が、どの債権を、いくら免除したのかを明確にしておく必要があります。
また、債務免除が貸倒損失として認められるためには、債務者側の状況を説明する資料も重要になります。
事実上の貸倒れでは財産状況の資料が重要
法人税基本通達9－6－2による事実上の貸倒れでは、金銭債権の全額が回収できないことが明らかであることが重要です。
したがって、その判断を裏付ける資料が必要になります。
例えば、
債務者の決算書
試算表
資金繰り表
預金や不動産などの財産状況
債務超過の状況
金融機関からの借入状況
事業停止に関する資料
破産手続に関する資料
などが考えられます。
会社側で、
経営状態が悪そうだった
と説明するだけではなく、客観的な数字や事実から回収不能を説明できることが重要です。
督促記録も重要な証拠になる
回収努力をどの程度行ったのかも重要な資料になります。
例えば、
請求書
督促状
内容証明郵便
電子メール
電話記録
面談記録
弁護士からの催告書
などです。
これらの資料があれば、
いつから支払いが遅れたのか
どの程度督促したのか
債務者がどのような回答をしたのか
を時系列で確認できます。
特に、債務者が、
資金がなく支払えない
事業を継続できない
他の債権者にも支払っていない
などと回答していた場合には、回収可能性を判断する材料になります。
回収努力をすれば必ず貸倒れになるわけではない
ただし、
何度も督促したから貸倒損失にできる
というわけではありません。
督促はあくまで事実関係を判断する一つの材料です。
10回督促しても、債務者に十分な資産があれば回収可能性は残っています。
反対に、回収費用が債権額を大きく上回るような少額債権では、無制限に回収活動を続けることが経済合理的とは限りません。
重要なのは、
回収のために何をしたか
と
その結果、回収可能性をどう判断したか
を分けて整理することです。
担保がある場合は担保資料を残す
担保付き債権について貸倒損失を計上する場合には、担保関係の資料が非常に重要になります。
例えば不動産担保であれば、
登記事項証明書
不動産鑑定書
不動産会社の査定書
固定資産税評価資料
競売関係資料
売却契約書
担保処分代金の入金資料
などが考えられます。
また、劣後抵当権について実質的な担保価値がないと判断した場合には、
先順位抵当権の内容
先順位債権の残高
不動産の時価
自社への配当見込額
を確認できる資料が重要になります。
単に「担保価値ゼロ」と社内資料に書くだけではなく、その計算根拠まで残しておくことが大切です。
保証人がいる場合も資力を確認する
保証人がいる債権について事実上の貸倒れを計上する場合には、保証人からの回収可能性についても確認する必要があります。
主たる債務者が無資力でも、保証人に十分な資産があれば、債権全体として回収不能とはいえない可能性があります。
そのため、
保証契約書
保証人への請求記録
保証人からの回答
保証人の財産状況
保証人の破産などに関する資料
を保存しておくことが重要です。
貸倒損失の判断では、主たる債務者だけではなく、利用できる回収手段全体を確認する必要があります。
破産した取引先では管財人からの資料を残す
取引先が破産した場合には、破産管財人などから送られてくる資料を保存しておくことが重要です。
例えば、
破産手続開始決定に関する通知
債権届出書
債権者集会の資料
破産財団の財産状況に関する資料
配当に関する通知
破産手続廃止などに関する資料
です。
破産したという事実だけでは、必ずしも全額回収不能とはいえません。
そのため、
一般債権者への配当があるのか
どの程度の配当が見込まれるのか
を確認できる資料が重要になります。
形式上の貸倒れでは日付を証明する
法人税基本通達9－6－3による形式上の貸倒れでは、取引停止後1年以上などの期間要件が重要になります。
そのため、日付を確認できる資料を残しておく必要があります。
例えば、
売掛金元帳
請求書
納品書
入金記録
基本取引契約書
受注履歴
出荷停止記録
取引停止に関する社内資料
などです。
これらから、
最後の取引はいつだったのか
最後の弁済期はいつだったのか
最後の弁済はいつだったのか
を確認できるようにします。
1年以上という期間は、感覚ではなく客観的な日付によって証明する必要があります。
継続的取引だったことも説明する
形式上の貸倒れでは、継続的な取引を行っていた債務者であることも重要です。
そのため、
過去の取引履歴
売上台帳
基本契約書
顧客台帳
発注書
納品書
などを残しておくと、継続取引の事実を説明しやすくなります。
単発の取引では9－6－3の取引停止後1年以上という取扱いを利用できないことがあります。
したがって、単に未回収期間を証明するだけではなく、その前にどのような取引関係が存在していたのかも重要になります。
社内稟議書や取締役会議事録も重要
外部資料だけでなく、会社内部の意思決定資料も重要です。
例えば多額の債権について貸倒処理をする場合には、
貸倒処理の稟議書
取締役会議事録
債権管理委員会の議事録
経理部門の検討資料
顧問税理士や弁護士の意見書
などを残しておくことが考えられます。
特に稟議書には、
債権額
発生原因
これまでの回収経緯
債務者の財務状態
担保や保証の状況
適用する税務上の根拠
貸倒損失を計上する事業年度
などを整理しておくと有効です。
後から見ても、なぜその時点で貸倒処理したのか分かる状態にしておくことが重要です。
時系列表を一枚作っておく
貸倒損失の資料管理で特に有効なのが、債権ごとの時系列表です。
例えば、
2024年4月 取引開始
2025年6月 最初の支払遅延
2025年8月 督促
2025年10月 一部入金
2026年1月 取引停止
2026年3月 債務者が事業停止
2026年5月 担保価値なしと判明
2026年6月 保証人も無資力と判明
というように整理します。
そして、それぞれの日付について根拠資料を紐付けておきます。
こうすると、
いつ何が起きたのか
いつ回収不能が明らかになったのか
を説明しやすくなります。
貸倒損失では「点」の資料だけでなく「線」として経緯を説明することが重要です。
貸倒処理後の記録も残しておく
貸倒損失を計上したら資料管理が終わるわけではありません。
その後の動きについても記録しておくことが重要です。
例えば、
貸倒処理後に債務者から連絡があった
予想していなかった配当を受けた
保証人から一部弁済を受けた
といったことがあります。
貸倒処理後に回収が生じれば、税務上はその回収額について適切な処理が必要になります。
また、貸倒処理後も積極的に通常の請求を続けている場合には、
本当に全額回収不能と判断していたのか
という疑問を持たれる可能性もあります。
貸倒処理前後の行動に一貫性があることも重要です。
資料は貸倒処理した年度だけで考えない
貸倒損失の根拠資料は、貸倒処理した事業年度に作成されたものだけとは限りません。
取引開始時の契約書、数年前の請求書、過去の入金記録なども重要になります。
つまり貸倒れが発生してから慌てて資料を集めるのではなく、日頃から債権管理に関する資料を保存しておく必要があります。
特に、
契約
請求
入金
督促
取引停止
法的手続
貸倒処理
までを一連の記録として管理できれば、税務調査への対応力は大きく高まります。
結論
貸倒損失の税務では、要件を満たしていることと同じくらい、その要件を満たしていることを客観的な資料によって説明できることが重要です。
法律上の貸倒れでは、法的整理や債務免除を確認できる書類が重要になります。
事実上の貸倒れでは、債務者の資産状況や支払能力、担保、保証などから全額回収不能であることを示す資料が必要です。
形式上の貸倒れでは、継続取引の事実や取引停止時期、最後の弁済期、最後の弁済日などを確認できる記録が重要になります。
そして、どの類型でも有効なのが時系列による整理です。
貸倒損失について税務調査で問われるのは、
回収できなかったのですか
だけではありません。
なぜその事業年度に貸倒損失として処理できると判断したのですか
という点です。
数年後でもその質問に答えられるように、決算時点で判断過程と証拠を残しておく。
それが貸倒損失の税務リスクを抑えるための重要な実務対応なのです。
参考
税のしるべ 2026年8月3日 「連載『不良債権に係る税務上の取扱いの再確認』税理士・東辻 淳次 第5回／回収不能の場合の貸倒れ」
国税庁 法人税基本通達 第9章第6節 金銭債権の貸倒れ
国税庁 タックスアンサー 貸倒損失として処理できる場合