バックオフィスの仕事では、締切を守ってもらうことが欠かせません。
経費精算、各種申請、必要書類の提出など、期限までに情報が集まらなければ、その後の業務を進めることができません。
それでも、
「何度言っても提出してくれない」
「いつも締切直前になってしまう」
と悩むことがあります。
そのとき、フロント側の意識だけを問題にしていないでしょうか。
もちろん、決められた期限を守るのは提出する側の責任です。
しかし元資料からは、相手の苦労を想像し、敬意を持って対話することによって、相手もバックオフィスの業務を尊重するようになるという重要な視点が読み取れます。
締切を守ってもらうためには、依頼する側の伝え方も考える必要があります。
締切には理由がある
バックオフィスが設定する締切は、単なる都合ではありません。
必要な書類を集め、その後の業務を進めるために期限があります。
ところがフロント側には、その後工程が十分に見えていないことがあります。
すると、
「今日でなくても大丈夫だろう」
「数日くらい遅れても問題ないだろう」
と考えてしまうかもしれません。
バックオフィスにとって当然の締切でも、相手にとってはその重要性が分からない場合があるのです。
だからこそ、期限だけではなく、その背景まで伝えることが重要になります。
催促するほど関係が悪くなることもある
提出が遅れていれば、バックオフィスは催促しなければなりません。
最初は、
「提出をお願いします」
だったものが、
「まだ提出されていません」
「至急対応してください」
と次第に強くなっていくことがあります。
バックオフィス側からすれば当然です。
しかし、相手が忙しい状況にあるときに催促だけが繰り返されれば、
「管理部門は現場の事情を何も分かっていない」
と思われる可能性があります。
そしてバックオフィス側も、
「何度言っても守ってくれない」
と感じます。
こうして双方の不満が大きくなっていきます。
相手が何をしているのかを想像する
元資料では、バックオフィスから見たフロントと、実際のフロントの仕事には大きな違いがあったことが紹介されています。
外から見れば、出張ではおいしいものを食べ、気分転換もできるように見えることがあります。
しかし、実際に営業の商談やマーケティングの地方イベントなどへ同行すると、生活リズムが崩れ、食事を楽しむ余裕もないような状況だったとされています。
経営会食でも、緊張感のある難しいやり取りが続き、精神を消耗することがあったといいます。
提出が遅れているという結果だけを見るのではなく、そのとき相手がどのような仕事をしているのかを想像することが大切です。
一言の配慮で依頼の印象は変わる
元資料では、相手への依頼の仕方について具体的な考え方が示されています。
大変な交渉を終えた相手に対して、その苦労をねぎらったうえで、ルール上必要な書類への協力を求めるというものです。
必要な書類は変わりません。
期限をなくすわけでもありません。
それでも、相手への敬意が伝われば印象は変わります。
こちらが相手の業務を尊重すれば、相手もバックオフィスの業務を尊重してくれる。
この相互関係が、締切を守ってもらううえでも重要になります。
「締切です」だけでなく背景を伝える
提出期限を伝えるときも、単に日付だけを示すのではなく、なぜその期限なのかを説明することが考えられます。
「この日までに必要です」
だけでは、バックオフィス側の都合に見えるかもしれません。
一方、
「こちらの処理を進めるため、この日までに必要です」
と伝えれば、相手は自分の提出の先に別の仕事があることを理解できます。
元資料は具体的な締切管理の方法を論じたものではありません。
しかし、相手の実情を知り、敬意を持って対話するという考え方は、こうした日常的な依頼にも応用できます。
日頃の関係が締切にも表れる
締切直前になってから突然、
「今日中に提出してください」
と依頼する関係と、普段からフロントと会話している関係では、相手の受け止め方も違います。
元資料では、現場を知るために、フロントのメンバーと会話することが勧められています。
苦労話などを直接聞く。
申請書だけで判断せず、稟議などを読んで状況を把握する。
可能であれば現場へ同行する。
機会があればイベントの手伝いを申し出る。
こうした日常的な関係があれば、必要な依頼もしやすくなります。
締切管理は、期限当日の催促だけで成り立つものではありません。
守ってもらうために卑屈になる必要はない
相手への敬意を大切にすると、
「そこまでフロントに気を使う必要があるのか」
という疑問も出てくるでしょう。
元資料では、この点についても明確な考え方が示されています。
フロントへの敬意を持つことは、バックオフィスが卑屈になることではありません。
会社の資産を守るためには、締めるべきところは締めることが大切です。
必要な期限なら、守ってもらう必要があります。
敬意を持って依頼することと、曖昧な運用をすることは別です。
相手の苦労を理解したうえで必要なことを求める
理想的なのは、
「忙しいのは理解しているので提出しなくても構いません」
という関係ではありません。
「忙しい状況は理解しています。そのうえで、この書類は必要なので協力してください」
という関係です。
理解と要求を両立させます。
この姿勢であれば、バックオフィスは自分たちの役割を放棄していません。
同時に、フロントの仕事にも敬意を払っています。
相手を理解することと、必要なことを求めることは両立できます。
締切を守ってもらえる関係をつくる
締切を守ってもらうために、強い言葉で催促することが必要な場面もあるでしょう。
しかし、それだけで長期的な協力関係をつくるのは難しいものです。
相手の仕事を知る。
こちらの仕事も説明する。
必要な理由を伝える。
相手への敬意を示す。
そして、守るべき期限はきちんと守ってもらう。
こうした積み重ねによって、
「経理に怒られるから提出する」
という関係から、
「経理の後工程に必要だから提出する」
という関係へ変えていくことができます。
結論
締切を守ってもらえないとき、提出する側だけに原因があるとは限りません。
バックオフィスがどのように依頼しているのかも考えてみる必要があります。
期限だけを伝えていないか。
なぜ必要なのかを説明しているか。
相手の仕事を理解しようとしているか。
敬意を持って協力を求めているか。
もちろん、最終的には決められた期限を守ってもらう必要があります。
しかし、締切を「守らせる」のと、必要性を理解して「守ってもらう」のでは、組織としての関係が違います。
相手の苦労を想像しながら、こちらの事情も理解してもらう。
その相互理解こそが、催促を繰り返さなくても協力してもらえるバックオフィスをつくっていくのではないでしょうか。
参考
企業実務 2026年10月号
松岡俊「フロントへの想像力と敬意が、バックオフィスの信頼をつくる」