会社が生成AIの利用ルールを整備していなくても、社員が生成AIを使っていないとは限りません。
文章を要約したい。
メールの下書きを作りたい。
会議資料を整理したい。
このような場面で、社員が個人で利用している無料の生成AIに会社の情報を入力することがあります。
会社が把握していないところで社員が生成AIを業務利用する状態は、一般にシャドーAIと呼ばれます。
参考記事ではシャドーAIという言葉自体を中心に説明しているわけではありませんが、無料版や従業員の個人アカウントを避け、会社が選定した法人向けプランを利用することを最低限の社内ルールとして示しています。
さらに、ルール整備に時間をかけすぎると、従業員が自己判断で無料ツールなどを使い始める危険性があると指摘しています。
生成AIを会社で管理するには、
「使ってはいけない」
と禁止するだけではなく、
「何なら使ってよいのか」
を会社が示すことが重要になります。
シャドーAIの意味
シャドーAIとは、会社が正式に承認していない生成AIを、社員が業務で利用している状態を指す言葉です。
たとえば会社が法人向け生成AIを導入していない状況で、社員が自分の個人アカウントを使って生成AIへ業務上の文章を入力するケースが考えられます。
社員本人には、
「少し文章を直してもらうだけ」
という感覚かもしれません。
しかし、その文章に顧客情報や社員情報、社内の機密情報などが含まれていれば、会社が把握しないまま外部の生成AIサービスへ情報が送信されることになります。
問題なのは、社員が生成AIを使ったことだけではありません。
会社が、
どの生成AIが使われたのか
どのプランが使われたのか
どのような情報が入力されたのか
どのような条件でデータが処理されたのか
を管理できなくなることです。
個人アカウントの業務利用
生成AIは、個人でも簡単に利用できます。
そのため社員が仕事を効率化する目的で、自分のアカウントを利用することがあります。
たとえば、顧客から届いた問い合わせについて、
「この文章を100文字で要約してください」
と生成AIへ入力したとします。
その文章に顧客の氏名や電話番号などが含まれていれば、個人情報を外部の生成AIへ送ることになります。
参考記事では、代表的な生成AIについて、個人向けプランと法人向けや開発者向けのプランでは、入力データの学習利用やDPAなどの条件が異なる場合があると整理しています。
したがって、
「会社で使っている生成AIと同じサービスだから問題ない」
とは限りません。
同じ生成AIでも、社員の個人アカウントと会社が契約している法人向け環境では、適用される条件が異なる場合があるからです。
会社が把握できない情報入力
シャドーAIの大きな問題は、会社が情報の流れを把握しにくくなることです。
たとえば社員が個人の生成AIへ、
顧客からの問い合わせ
社内会議の議事録
人事評価
未公表の社内資料
などを入力したとしても、会社側がその事実を把握できない可能性があります。
会社が正式に契約した生成AIであれば、利用するサービスやプラン、設定などを会社として決めることができます。
一方、社員がそれぞれ個人的に生成AIを利用すると、利用条件がばらばらになります。
ある社員は学習機能をオフにしている。
別の社員は初期設定のまま利用している。
さらに別の社員は異なる生成AIサービスを使っている。
このような状態では、会社として統一的な情報管理を行うことが難しくなります。
無料版だから危険という単純な話ではない
ここで注意したいのは、
「無料の生成AIはすべて危険で、有料ならすべて安全」
という意味ではないことです。
参考記事が重視しているのは、実際に利用するサービスの内容や利用規約、DPA、入力データの学習利用などを確認することです。
生成AIサービスの条件は変更されることもあるため、その時点の最新情報を確認する必要があります。
問題は、社員が自己判断で利用すると、会社がこうした確認を行わないまま業務情報が入力される可能性があることです。
したがって、会社としては料金の有無だけで判断するのではなく、
「会社が内容を確認して選定した生成AIを利用する」
という考え方が重要になります。
会社が利用するAIを指定する
参考記事では、生成AIに関する社内のミニマムルールとして、会社が選定した生成AIを利用することが示されています。
無料版や従業員の個人アカウントの利用を避け、会社が契約した法人向けプランを利用するという考え方です。
会社が利用環境を指定すれば、少なくとも、
どのサービスを利用するのか
入力データが再学習に利用されるのか
どのような契約条件になっているのか
といった点を会社側で確認できます。
社員一人ひとりに生成AIサービスの利用規約や個人情報保護法上の問題を判断させるよりも、会社が利用環境を選定する方が管理しやすくなります。
全面禁止だけでは防ぎにくい理由
生成AIによる情報漏えいを心配すると、
「会社では生成AIを全面禁止すればよい」
と考えるかもしれません。
しかし、参考記事では、最初から完璧な社内ルールを作ろうとして時間をかけすぎることにも注意を促しています。
ルール整備に時間がかかっている間に、社員が自己判断で無料ツールなどを使い始めるリスクがあるからです。
生成AIは、パソコンやスマートフォンがあれば簡単に利用できます。
しかも文章作成や要約など、日常業務を効率化できる場面が多くあります。
会社が何も方針を示さなければ、
「禁止されていないから使ってよいだろう」
と考える社員が出てくる可能性があります。
逆に全面禁止だけを打ち出しても、便利さを知っている社員が会社に見えないところで使う可能性を完全になくせるとは限りません。
最初は最低限のルールから始める
参考記事では、生成AIの社内ルールについて、最初から完璧なものを目指すのではなく、まず最低限のルールから始め、段階的に整備する方法を示しています。
たとえば最初の段階では、会社が選定した生成AIを利用することや、学習設定を確認することなどを決めます。
そのうえで運用しながら、
入力を認める情報の範囲
プロンプトの管理
RAGの管理
生成AIの導入や利用に関するルール
などを追加していく考え方です。
生成AIはサービスの内容や利用方法が急速に変化しています。
一度ルールを作って終わりにするのではなく、定期的に見直していくことも必要になります。
使わせない管理から安全に使わせる管理へ
シャドーAIを防ぐためには、社員の行動を監視することだけを考えるのではなく、安全に利用できる選択肢を会社が用意することも重要です。
社員が文章の要約や下書きに生成AIを使いたいのであれば、会社が利用条件を確認した生成AIを用意します。
そして、
どの生成AIを使うのか
どのアカウントを使うのか
どのような情報を入力してよいのか
を明確にします。
社員にとって正規の利用方法が分かりやすければ、自己判断で別の無料ツールを利用する必要性も小さくできます。
生成AIを会社で管理するということは、単に利用を禁止することではありません。
安全に利用できる道を会社として示すことでもあるのです。
結論
シャドーAIとは、会社が正式に承認していない生成AIを社員が業務で利用している状態を指します。
社員が個人アカウントや無料の生成AIへ業務情報を入力すると、会社はどのサービスにどの情報が送られ、どのような条件で処理されたのかを把握しにくくなります。
特に顧客情報や社員情報などが入力されれば、個人情報管理の問題にもつながります。
そのため、参考記事では、無料版や従業員の個人アカウントを避け、会社が選定した法人向けプランを利用することを最低限のルールとして示しています。
一方で、生成AIの利用ルールを完璧にしてから導入しようとして時間をかけすぎると、その間に社員が自己判断で無料ツールを使い始める可能性があります。
重要なのは、
「生成AIは禁止」
とだけ伝えることではありません。
会社として利用できる生成AIを決め、安全に利用するための最低限のルールを早めに示し、その後も段階的に改善していくことです。
生成AIを会社から見えないところで使わせないためには、
「何を使ってはいけないか」
だけではなく、
「何なら安心して使えるのか」
を社員に示すことが重要なのです。
参考
企業実務 2026年9月号 生成AI時代の個人情報の取扱い