近年、企業活動のデジタル化が急速に進み、会計帳簿や請求書、契約書なども紙から電子へと移行しています。その流れは税務行政にも及び、税務調査の現場でもオンラインツールの活用が本格化しています。
国税庁は、調査の効率化や納税者の負担軽減を目的として、インターネットメールやMicrosoft Teams、オンラインストレージなどを利用した税務調査を順次拡大しています。
これは単なる調査方法の変更ではありません。企業に求められる情報管理や社内体制そのものが変わることを意味しています。
今回は、オンライン税務調査の概要と、企業が今から準備しておくべきポイントについて考えてみます。
税務調査もデジタル化の時代へ
これまで税務調査といえば、調査官が会社を訪問し、帳簿や書類を直接確認する方法が一般的でした。
しかし、働き方改革やデジタル化の進展、新型コロナウイルス感染症への対応などを経て、行政手続きのオンライン化が急速に進みました。
国税庁でも、税務調査の一部についてオンラインツールを利用できる環境が整備され、今後さらに利用範囲が拡大される予定です。
企業側としても、調査のためだけに担当者全員が長時間拘束されるケースが減り、必要な資料を電子データで提出できる場面が増えていくでしょう。
これは企業にとって利便性の向上につながる一方で、電子データの管理責任がより重要になることを意味しています。
オンライン税務調査で利用されるツール
現在予定されている主なオンラインツールは次のようなものです。
インターネットメールでは、資料提出や連絡事項のやり取りが行われます。
Microsoft TeamsなどのWeb会議システムでは、調査担当者との面談や質問への回答、画面共有などが可能になります。
また、オンラインストレージを利用して、容量の大きな資料や電子データを安全に受け渡すことも予定されています。
これらは一般企業でも日常的に利用されているツールですが、税務調査で使用される場合には、情報漏えい防止や本人確認など、より高いセキュリティが求められます。
紙よりも電子データが重要になる
オンライン税務調査では、紙の帳簿だけでなく電子データそのものが調査対象となります。
会計ソフトのデータ
Excelで作成した集計資料
PDF化した契約書
電子請求書
メールの送受信履歴
クラウド保存された各種資料
こうした電子情報が調査資料として活用される場面が増えていきます。
つまり、「紙で保管しているから安心」という時代ではなくなり、「電子データをどのように保存・管理しているか」が企業の信頼性を左右する時代になってきたのです。
メール管理の重要性が高まる
オンライン税務調査では、メールによる連絡も正式な手続きの一部になります。
そのため、
担当者しか内容を知らない
退職者のメールが残っていない
重要なメールを削除してしまった
このような管理体制では大きなリスクになります。
企業としては、メールの保存ルールを定め、誰でも必要な情報を確認できる仕組みを整備しておくことが重要です。
税務調査だけでなく、内部統制や情報管理の観点からもメール管理の重要性は今後さらに高まるでしょう。
クラウド管理が企業の評価を左右する
オンライン調査では、必要な資料を迅速に提出できることも重要になります。
例えば、
請求書が探せない
契約書の最新版が分からない
保存場所が担当者しか知らない
このような状況では、調査が長引くだけでなく、企業の管理体制にも疑問を持たれる可能性があります。
一方で、クラウド上で整理された資料を迅速に提出できれば、調査も円滑に進みます。
税務調査への備えは、日頃の情報整理そのものと言えるでしょう。
税理士との連携がこれまで以上に重要になる
オンライン税務調査では、企業と税理士との情報共有も変わります。
電子データをリアルタイムで共有できるため、調査への対応スピードは大きく向上します。
一方で、日頃から資料が整理されていなければ、税理士も十分な支援ができません。
普段からクラウド会計や電子帳簿保存法への対応を進め、必要な資料をいつでも確認できる体制を整えておくことが重要です。
税理士も単なる申告代理人ではなく、企業のデジタル経営を支えるパートナーとしての役割が一層求められる時代になっています。
オンライン化は企業の経営力を映す鏡
税務調査のオンライン化は、単なる行政の効率化ではありません。
企業の情報管理能力
業務の標準化
社内ルールの整備
デジタル活用能力
これらがそのまま調査対応力として表れるようになります。
つまり、オンライン税務調査への対応力は、その企業の経営管理能力を示す指標の一つになると言っても過言ではありません。
日頃から情報を整理し、誰でも必要な資料を取り出せる体制を整えておくことが、税務調査だけでなく企業価値の向上にもつながるのです。
結論
税務調査は、いよいよオンラインを前提とした時代へ入りました。
メールやWeb会議、クラウドストレージを活用した調査は、企業の負担軽減につながる一方で、電子データの管理や情報セキュリティ、社内ルールの整備がこれまで以上に重要になります。
これからは「調査が来たら準備する」のではなく、「日頃からオンライン調査に対応できる経営」を実践することが求められます。
税理士と連携しながらデジタル環境を整備していくことが、安心して事業を継続するための大きな力となるでしょう。
参考
税理士界 令和8年6月15日号
税務調査等におけるオンラインツールの利用について 特別寄稿 国税庁課税総括課