会社の中で最も仕事の範囲が広い部署の一つが総務です。備品管理や社内規程の整備、契約管理、従業員対応、議事録作成など、多種多様な業務を少人数で担っている企業も少なくありません。

こうした業務は「人でなければできない仕事」と思われがちでした。しかし、生成AIの進化によって、その常識が大きく変わろうとしています。

今回の記事では、総務部門における生成AIの活用方法と、中小企業が今日から始められる実践的な活用法について考えてみます。

総務の仕事は情報整理のプロフェッショナル

営業や製造のように売上を直接生み出す部署ではありませんが、総務は会社全体を支える重要な存在です。

例えば、

・従業員からの問い合わせ対応

・備品や設備の管理

・契約書や規程の管理

・株主総会や取締役会の議事録作成

・防災備蓄品の管理

・社用車やリース契約の更新

など、会社運営に欠かせない業務を担当しています。

これらの仕事には共通点があります。

それは、

「情報を集め、整理し、必要な形で提供する仕事」

ということです。

まさに生成AIが最も得意とする分野といえます。

生成AIは総務担当者の第二のアシスタントになる

生成AIは仕事を奪う存在ではありません。

むしろ総務担当者の優秀なアシスタントになります。

例えば従業員から

「年末調整は何を提出するのですか」

「育児休業は何日取得できますか」

「慶弔休暇はどうなっていますか」

という質問が来た場合、就業規則を添付して質問すれば、該当条文を引用しながら回答文を作成できます。

担当者は内容を確認するだけで済むため、回答品質の均一化にもつながります。

定型業務こそAIの力を発揮する

総務には毎年繰り返される仕事が数多くあります。

例えば

・健康診断のお知らせ

・年末調整の案内

・社内アンケート

・安全衛生に関する通知

などです。

毎年ゼロから文章を作る必要はありません。

過去のメールや文書をAIに読み込ませれば、

「今年の日程に変更してください」

「締切だけ更新してください」

という指示だけで新しい文書を作成できます。

毎年数時間かかっていた仕事が数分で終わる可能性があります。

備品管理もAIで最適化できる

総務ではコピー用紙やトナー、文房具など、多くの備品を管理しています。

経験や勘だけで発注している会社も多いでしょう。

しかしAIを活用すれば、

・過去6か月の使用量

・適正在庫

・発注タイミング

・最も安い仕入先

などを分析し、最適な発注計画を提案できます。

在庫切れも防げますし、余剰在庫も減らせます。

結果としてコスト削減にもつながります。

契約管理の見落としを防ぐ

総務では

・リース契約

・保険契約

・社用車

・複合機

など、多くの契約を管理しています。

更新期限を忘れると、自動更新となり不要な費用が発生することもあります。

生成AIは複数の契約書を読み込み、

・契約満了日

・解約通知期限

・更新条件

を一覧化し、期限が近い契約だけを抽出することも可能です。

契約管理の精度は大きく向上するでしょう。

社内規程の整備もAIが支援する

法改正への対応は総務担当者の重要な仕事です。

しかし、

・就業規則

・育児介護休業規程

・賃金規程

など、多数の規程を整合させながら改定するのは大変な作業です。

生成AIは、

・法改正に伴う修正箇所の抽出

・規程間の矛盾チェック

・新旧対照表の作成

・社員向け周知文の作成

まで支援できます。

もちろん最終確認は社会保険労務士など専門家が行う必要がありますが、作業時間は大幅に短縮されます。

議事録作成はAIとの相性が非常に良い

会議後の議事録作成は、多くの担当者が苦労しています。

音声やメモから正式な議事録を作成するだけでなく、

過去の議事録を検索し、

「このテーマは以前いつ議論されたか」

「なぜこの結論になったのか」

まで整理できます。

会社の意思決定の履歴が蓄積され、経営の質も向上します。

Microsoft 365を使っている企業は今すぐ始められる

特に注目したいのは、多くの企業が利用しているMicrosoft 365です。

記事では、Microsoft 365利用企業であれば、追加投資を抑えながらCopilotを活用できる環境が整っていることが紹介されています。まずは無料版から活用し、効果を確認した上で有料版へ移行するという段階的な導入も提案されています。

生成AIは高価なシステムを導入しなければ使えない時代ではありません。

身近な業務から少しずつ始めることが成功への近道です。

総務部門はAI活用のモデル部署になれる

総務は会社全体を横断する部署です。

だからこそ、AI活用の成功事例を最初につくる部署にもなれます。

総務で成果が出れば、

経理

人事

営業

製造

法務

などへ展開することも容易になります。

AI導入はIT部門だけが進めるものではありません。

現場で毎日業務を行う総務担当者こそ、最も大きな成果を生み出せる可能性があります。

結論

生成AIは総務の仕事をなくすものではありません。

単純作業や情報整理をAIが担うことで、総務担当者は企画や改善、社内コミュニケーションなど、人だからこそ価値を発揮できる仕事に時間を使えるようになります。

これからの総務に求められるのは、「何でも一人で抱える担当者」ではなく、「AIを活用して会社全体の生産性を高めるプロデューサー」です。

バックオフィスの進化こそが、企業全体の競争力を高める大きな鍵になる時代が始まっています。

参考

企業実務 2026年7月号
総務の生成AI活用　無料版から始める管理部門のAI仕事術