企業の文書保存の中でも、税務関係の帳簿や証憑書類は特に重要です。
税務調査では、過去の取引内容を確認するために帳簿や証憑の提示が求められます。その際、適切に保存されていない場合には、税務上の不利益を受ける可能性があります。

多くの企業では「帳簿は7年保存」という認識が広く知られています。しかし、この7年という期間の意味や対象となる書類の範囲を正確に理解している企業は必ずしも多くありません。

本稿では、税務調査の観点から、帳簿・証憑書類の保存年限の基本と実務上のポイントを整理します。

帳簿保存の基本ルール

法人税法では、企業が作成する帳簿および取引書類の保存義務が定められています。

保存が求められる主な帳簿には次のようなものがあります。

仕訳帳
総勘定元帳
現金出納帳
売掛帳
買掛帳
固定資産台帳

これらは企業の取引を体系的に記録する帳簿であり、税務申告の根拠となる資料です。

帳簿は原則として、事業年度終了後の申告期限の翌日から起算して7年間保存する必要があります。

この保存期間は、税務当局が過去の申告内容を検証できる期間に対応しています。企業が申告した所得や税額の正確性を確認するためには、過去の取引記録を確認する必要があるためです。

証憑書類の保存対象

帳簿だけでなく、帳簿の記録内容を裏付ける証憑書類の保存も義務付けられています。

証憑書類とは、取引の事実を示す書類のことを指します。

代表的なものは次のとおりです。

請求書
領収書
契約書
注文書
見積書
納品書
送り状
振込通知書
預金通帳

これらの書類は、帳簿に記録された取引が実際に存在したことを証明する資料です。

税務調査では、帳簿の内容と証憑書類を照合することによって取引の実態が確認されます。したがって帳簿だけでなく証憑書類の保存も重要になります。

近年、取引の多くは電子化されています。

電子メールで送付される請求書
クラウドサービス上の取引データ
EDI取引
ECサイトでの注文データ

これらはすべて電子取引に該当します。

電子取引では、紙に印刷して保存することではなく、電子データのまま保存することが原則となります。つまり電子データとして受領した取引情報は、電子データとして保存しなければなりません。

電子取引データの保存制度は、すべての法人および個人事業者に適用されます。そのため、メール添付の請求書やPDFの領収書なども保存対象となります。

帳簿や書類の保存期間は基本的には7年ですが、例外的に10年となるケースがあります。

代表的なものは欠損金に関する資料です。

法人税では、欠損金を翌年度以降に繰り越して控除する制度があります。この制度を適用する場合には、欠損金が発生した事業年度の帳簿書類を長期間保存する必要があります。

そのため、欠損金が生じた年度の帳簿書類については、10年間保存が必要になる場合があります。

税務調査では、帳簿や証憑が保存されていないことが問題になることがあります。

典型的な例としては次のようなものがあります。

領収書が保存されていない
契約書が見つからない
電子取引データが消えている
帳簿の記録と証憑が一致しない

このような場合、取引の実在性が疑われる可能性があります。結果として経費の否認や売上の認定などにつながることがあります。

税務実務では「帳簿より証憑が重要」といわれることもあります。帳簿の記録だけでは取引の実態を証明することが難しいためです。

帳簿や証憑の保存は単に書類を保管することではありません。

重要なのは、必要なときに取り出せる状態で管理することです。

そのため企業では次のような管理体制を整備することが重要になります。

保存期間のルールを明確にする
書類分類の基準を決める
電子データの保存ルールを定める
廃棄の手続きを整備する

文書管理のルールを整備することで、税務調査への対応もスムーズになります。

帳簿や証憑書類は、企業の税務管理の基礎となる重要な資料です。

税務調査では過去の取引内容を確認するために、帳簿と証憑の提示が求められます。そのため企業は帳簿と証憑書類を適切な期間保存しなければなりません。

帳簿保存の基本は7年ですが、欠損金などのケースでは10年保存となることもあります。また電子取引の拡大により、電子データの保存も重要な課題となっています。

企業の文書管理では、帳簿・証憑の保存ルールを正しく理解し、適切な管理体制を整備することが重要になります。

次回は、電子帳簿保存法の制度を整理し、電子保存の実務ポイントについて解説します。

日本実業出版社「企業実務」2026年3月号付録
安田大「2026年版帳票・書類の法定保存年限と電子保存の実務」