確定申告の時期になると、個人事業主やフリーランスから必ず寄せられる質問があります。
「この支出は経費にしていいのか？」というものです。
家事との共用、業務との関連があいまいな支出は多く、判断を誤ると税務調査で否認されるリスクもあります。
今回は、経費の原則と判断基準、そして実務で迷いやすいグレーゾーン支出の取扱いについて整理します。
経費の基本原則
所得税法上の「必要経費」とは、
その年分の総収入金額を得るために直接必要な費用（所得税法第37条）
をいいます。
つまり、「事業に関係する支出かどうか」が最大のポイントです。
反対に、私的な支出・生活費・家族に対する支払いは経費にできません。
【基本原則】
- 事業の遂行上必要かどうか
- 支出の金額が相当かどうか（過大ではないか）
- 証拠（領収書・契約書など）が残っているか
経費になる主な支出
| 区分 | 具体例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 仕入・原材料費 | 商品・材料の購入費用 | 事業用に限る |
| 旅費交通費 | 打合せ・出張・交通費・宿泊費 | 私的旅行との区別を明確に |
| 通信費 | スマホ・インターネット料金 | 事業割合で按分 |
| 交際費 | 取引先との会食・贈答品 | 相手先・目的を記録 |
| 消耗品費 | 文房具・パソコン・プリンター等 | 10万円未満は原則経費 |
| 地代家賃 | 事務所・店舗の賃料 | 自宅兼用は按分計算 |
| 水道光熱費 | 電気・水道・ガス代 | 使用割合で按分 |
| 外注費 | 業務委託報酬・デザイン料 | 源泉徴収対象の確認 |
| 研修費 | 業務スキル向上のためのセミナー費 | 趣味的講座は不可 |
| 福利厚生費 | 従業員への慶弔金・健康診断費 | 個人事業主本人分は対象外 |
経費にできない支出（原則NG）
- 生活費（食費・衣料費・家族の医療費など）
- 住宅ローンの返済・自家用車の購入費
- 生命保険料・国民年金・国民健康保険料（控除で対応）
- 所得税・住民税・罰金・延滞税
- 個人的な交際費（友人との食事、冠婚葬祭費など）
- 家族への給与（届出なしの場合）
グレーゾーン支出の判断ポイント
個人事業主に多いのが、「事業と私生活が混ざった支出」です。
この場合は按分（あんぶん）計算が基本です。
① 自宅兼事務所の場合
家賃・光熱費・通信費などは、事業利用割合で按分します。
- 事務所スペース ÷ 住宅全体面積
- 使用時間（例：平日9時～17時使用）
これらをもとに、合理的な割合を記録しておくことが大切です。
② 車・ガソリン代
- 仕事の移動と私用の走行距離を記録し、走行割合で按分
- 車検・保険・駐車場代も同様に按分対象
③ スマートフォン・パソコン
- 仕事と私用を併用する場合は、通信記録や使用時間で事業割合を設定
- 家族共有の端末は基本的に経費対象外
④ 会食・打合せ費用
- 取引先名・目的・日付を帳簿に記載しておく
- 家族・友人との飲食は経費不可
- 同業者勉強会など、業務関連が明確なら交際費として認められる
税務調査で否認されやすいケース
- 「仕事でも使うから」として全額経費化
- レシートに取引内容・相手先の記録がない
- 家族名義のクレジットカードで支払っている
- スマホ・車を私用と共用しているのに100％計上
- キャッシュレス決済で私的支出と混在
税務署は「合理的説明ができるか」を重視します。
一貫したルールで按分し、メモや証拠を残すことが何よりの防衛策です。
青色申告と経費管理の関係
青色申告者は、帳簿管理を適正に行うことで次の特典を受けられます。
- 青色申告特別控除（65万円または55万円）
- 赤字の3年繰越
- 家族への給与を経費化（青色事業専従者給与）
ただし、帳簿不備や不適切な経費処理があると、控除取消のリスクがあります。
経費管理は節税だけでなく、青色申告の信頼を守るうえでも重要です。
経費の判断を助けるチェックリスト
- その支出は事業収入の獲得・維持に必要か？
- 私的要素は含まれていないか？
- 支出の合理的な説明・証拠があるか？
- 金額が過大ではないか？
- 一貫したルールで処理しているか？
迷った場合は「経費にできるかどうか」よりも、「説明できるかどうか」で判断しましょう。
結論
確定申告における経費の判断は、「目的」「証拠」「一貫性」が鍵です。
グレーゾーンをすべて避ける必要はありませんが、
事業との関連性を説明できる記録を残しておくことが、最大の防衛策になります。
AIやクラウド会計の導入により、経費仕訳の自動化・証憑保存も容易になりました。
“正しく経費を使い、正しく残す”ことが、フリーランスの信頼経営につながります。
出典
・国税庁「所得税基本通達」
・国税庁タックスアンサー「No.2210 必要経費とは」
・中小企業庁「個人事業主の経費と按分の考え方」
・令和7年度税制改正大綱（2024年12月）
という事で、今回は以上とさせていただきます。
次回以降も、よろしくお願いします。
